Guia Definitivo de Gestão de Tarefas: TUDO que você precisa saber!

A gestão de tarefas é uma atividade que melhora o desempenho do seu negócio, otimizando tempo e equipe. Entenda agora como e quais ferramentas usar!
Tempo estimado de leitura: 17 minutos

A gestão de tarefas é um fator imprescindível para o crescimento saudável de uma empresa. Se você é gestor ou empreendedor que está começando a montar o seu negócio, sabe bem como é desafiador gerenciar atividades. Até porque, você compreende como isso impacta diretamente na otimização do tempo e dos recursos do seu negócio. 

Por isso, ter a capacidade de organizar bem as funções de cada colaborador pode ser um grande diferencial dentro do mundo corporativo. Afinal, nesse contexto a produtividade e a eficiência são palavras de lei.  

Os softwares de gestão de tarefas são ferramentas indispensáveis nesse momento. Uma pesquisa da IDG Research Services mostrou que empresas que utilizam softwares de gestão (como o QRPoint?) crescem 35% mais rápido e ainda alavancam em média 10% da produtividade geral!

Pensando em potencializar  o sucesso da sua empresa, criamos esse Guia Defintivo de Gestão de Tarefas. Assim, você otimiza os processos do seu negócio e torná-los mais eficientes. Nele, você vai encontrar: 

  • O que é uma tarefa?;
  • Quais os 4 tipos de tarefa?;
  • O que é gestão de tarefa?;
  • Diferença entre a gestão de tarefas e a gestão de projetos;
  • Qual a importância da gestão de tarefas?;
  • O impacto da gestão de tarefas em uma empresa;
  • 5 vantagens da gestão de tarefas;
  • Quem é o gestor de tarefas e as funções que ele deve cumprir;
  • Passo a passo para um desenho de gestão de tarefas;
  • 4 Metodologias de gestão de tarefa;
  • 3 Técnicas de gestão de tarefa;
  • Por que ter um software de gestão de tarefas?;
  • 5 melhores softwares de gestão de tarefas;
  • E MAIS! Dica bônus para deixar a gestão do seu negócio ainda mais eficiente!

Confira!

O que é uma tarefa?

Uma tarefa é uma atividade realizada através de procedimentos, executada por algum colaborador inserido em um projeto, que demanda um prazo para sua conclusão e tem um objetivo pré-determinado.

O sucesso de um projeto depende da execução de um conglomerado de tarefas. Geralmente, cada tarefa é desempenhada por diferentes colaboradores e, por isso, é fundamental que os processos estejam bem alinhados para evitar retrabalhos ou a diminuição da eficiência dos resultados.

Isso porque, cada tarefa tem o momento certo de acontecer para que não interrompa outra, já que dentro de um projeto as funções se realizam de forma sequencial.

Assim, como existem várias atividades diferentes que levam à conclusão de um projeto, elas também se dividem em diferentes tipos, variando de acordo com seu nível de urgência, e a gestão de tarefas existe justamente para facilitar o cronograma do gestor. 

Com ela, o gestor pode organizar bem o seu time e ter uma visão holística e panorâmica do projeto,  além de poder acompanhar se tudo está correndo como o planejado ou não. 

Tendo dito isso, veja abaixo como se dividem os tipos de tarefa:

Quais os 4 tipos de tarefa? 

Os 4 tipos de tarefas são: emergenciais, urgentes (“fura pauta”), no prazo e planejadas. Elas podem ser compreendidas a partir dos critérios: deadline, importância para o projeto, outras tarefas dependem dela.

Entretanto, o assunto vai além disso quando consideramos a importância de uma tarefa, não é verdade? 

Portanto, no seu dia a dia, quando você se depara com uma tarefa em sua frente, ela possui um grau de importância que você precisará determinar. E isso perpassa necessariamente pelos critérios de deadline, do quanto a conclusão dessa tarefa impacta no sucesso final projeto, e até mesmo, do core business da sua empresa. 

Assim, esses critérios vão te ajudar a nortear a classificação e o nível de urgência que aquela tarefa requer. Lembrando-se que a emergência de uma tarefa deve sempre ser considerada junto a seu nível de importância.

Parece simples, mas no meio da rotina pode ficar complicado fazer essa ligação. para facilitar, separamos:

As 4 relações de urgência e importância de uma tarefa:

1. Começando com tarefas importantes e urgentes, que terão de ser gerenciadas imediatamente, tais quais uma crise hidráulica dentro da empresa física, por exemplo. 

2. Da mesma forma, temos tarefas muito importantes, como relatórios que precisam ser elaborados no decorrer de um mês inteiro, sem que haja um alto nível de urgência. 

3. Também podemos nos deparar com um telefone tocando durante a execução do mesmo relatório, que é uma função urgente que surgiu, porém de menor importância. 

4. E assim como existem todas essas, também temos as perigosas atividades sem urgência ou importância, precisam de gerenciamento para ser evitadas a todo custo, por sua grande capacidade de gerar atrasos.

Agora que você tem  plena consciência das relações de importância que se estabelecem entre as atividades, podemos pensar nos tipos de tarefa, que são:

1.  O que são tarefas emergenciais?

Tarefas emergenciais são aquelas que devem ser executadas o mais rápido possível! É comum que elas ocorram devido a uma falha na execução de alguma atividade muito importante, ou mesmo como foi exemplificado acima, no caso de um acidente. 

Essas tarefas ocorrem fora do planejamento e exigem um gerenciamento preciso e decisivo, tendo em vista que os efeitos de uma emergência podem impactar diversas pessoas e literalmente bagunçar o andamento do projeto.

2. O que são tarefas urgentes?

Tarefas urgentes são tarefas que se tornam prioridade, exigem pressa, e devem ser cuidadas imediatamente a fim de evitar que se tornem emergências. 

Essas atividades fazem parte do planejamento, ao contrário das emergenciais, porém elas se deslocam à frente e se tornam de maior importância para serem executadas. 

São fruto de um desvio do planejamento inicial, que deve ser investigado a fim de se evitar problemas futuros, o famoso “fura pauta”.

3. O que são tarefas dentro do prazo?

As tarefas dentro do prazo são as planejadas a partir de um cronograma, com definição de entrega e mais conforto para uma execução mais atenciosa e cuidadosa, tendo como resultado final, geralmente, um produto melhor e mais conciso. 

Tais tarefas são feitas à risca, o que faz com que elas, mesmo dispondo de um tempo maior para execução, não tolerem atrasos ou desvios no cronograma.

4. O que são tarefas planejadas?

Tarefas planejadas são atividades feitas sob um cronograma bem pensado, levando em consideração ramificações de possibilidades, trazendo uma previsão de atrasos, desvios e possíveis falhas de execução (até mesmo possíveis acidentes). 

É a queridinha dos gestores, por ser a mais completa e elaborada, trazendo grande possibilidade de uma execução perfeita, com os melhores resultados para a empresa e para o cliente.

Tendo consciência dos tipos de tarefas, concluímos que elas precisam ser organizadas. É nessa hora que a gestão de tarefas entra. Confira adiante o que é gestão de tarefas.

O que é gestão de tarefas?

Gestão de tarefas é um processo atrelado à gestão de tempo, que visa organizar e monitorar atividades desde o planejamento, passando pelo monitoramento, teste, execução, encerramento e relatório, tendo em mente o prazo, esforço e objetivo daquela atividade.

Quando pensamos em gestão de tarefas, temos a meta de fazer com que a atividade certa seja dada ao profissional capacitado, com a disposição de tempo necessária, havendo uma divisão apropriada dos diferentes encargos dessa atividade pelas pessoas da equipe, visando o aumento da produtividade.

Porém, para que essa meta seja alcançada, é preciso saber como dividir as atividades de forma organizada, levando em consideração o fluxo de trabalho de cada departamento.

Como tudo é feito com base no tempo, estabelecer prazos é um dos passos mais importantes aqui. 

O processo inteiro é baseado no monitoramento dessas atividades para que, com base no progresso delas, sejam tomadas decisões sobre os próximos passos.

Essas decisões devem ainda levar em consideração os elementos, como cultura organizacional, aspectos técnicos e também recursos humanos.

Desta forma, dá pra ver o quanto a gestão de tarefas tem um papel importante e como ela perpassa por toda a trajetória da execução do projeto, envolvendo gestão de pessoas e, principalmente, o monitoramento delas. 

Porém, cuidado, gestor! A gestão de tarefas não pode ser confundida com gestão de projetos, embora ela seja importante para a execução de um. 

Aqui vamos dar uma diferenciada nos dois conceitos:

Qual a diferença entre a gestão de tarefas e gestão de projetos?

A diferença entre gestão de tarefas e gestão de projetos é que a primeira gere atividades a serem executadas no dia a dia e a segunda é o planejamento completo na busca de um resultado único já estabelecido.

A gestão de tarefas é uma atividade com necessidade de recorrência de prática diária dentro da empresa durante seus processos, independente de qual projeto esteja sendo executado. 

Já um projeto é um esforço único, temporário, que dispõe de recursos limitados e que tem como meta alcançar um objetivo bem delimitado, passando por um processo progressivo até o resultado final.

Dessa forma, a gestão de projetos acontece a partir da construção de uma grade que envolve conhecimentos, técnicas, ferramentas e habilidades que serão usadas progressivamente ao longo do processo de conclusão do empreendimento.

Quando falamos de tarefas, tratamos de uma atividade menor que um projeto, geralmente necessária à conclusão do mesmo. 

A tarefa é uma parte do processo, que precisa ser feita da forma certa, no momento certo e dentro de um prazo já determinado antes, e isso só pode ser alcançado caso ela seja gerida da forma correta, como já deu pra ver.

Qual a importância da gestão de tarefas? 

A importância da gestão de tarefas é trazer uma melhoria de foco para todos os colaboradores na empresa, além do alinhamento e da comunicação interna de uma empresa. Veja a seguir:

Aprimoramento do foco e alinhamento da equipe

No processo de gestão de tarefas, tanto o gestor como toda equipe consegue uma plena visualização dos prazos de conclusão de cada atividade, seus resultados e a importância para a conclusão do projeto, bem como a relevância que cada colaborador tem para o negócio. 

Assim, a gestão de tarefas te ajuda a ter o controle, fazendo um cálculo de quanto tempo cada membro da sua equipe vai precisar para realizar uma atividade, e também definindo qual é prioridade dentre todas que precisam ser cumpridas em sua pauta.  

Melhoria na comunicação interna

Outro importante benefício que a gestão de tarefas te traz é a potencialização da comunicação entre suas equipes internas (principalmente quando há utilização de softwares de gestão), já que todos passam a ter uma visualização mais ampla do projeto e da importância individual de cada pessoa. 

Assim, os processos de troca de informação são facilitados entre as partes que devem se conversar. As solicitações se tornam mais precisas, o que só traz vantagens e uma economia de tempo enorme. Mas afinal:

Qual o impacto da gestão de tarefa em uma empresa?

O impacto da gestão de tarefa em uma empresa é o aumento direto da produtividade por conta do alinhamento preciso dos times, comunicação eficiente e harmônica no ambiente de trabalho e a redução drástica na ocorrência de imprevistos.

Quando você aplica a gestão de tarefas na sua empresa, ela tem o impacto de dar aos contribuintes a sensação de comprometimento, junto a um sentimento de realização e de integração, já que a boa comunicação além de ser importante chave é também resultado dos esforços do gestor de tarefas. 

O foco da equipe é aprimorado, além de evitar que membros da equipe fiquem sobrecarregados, e tenham que fazer horas extras, já que as atividades são distribuídas de forma equilibrada e com precisão, visando as habilidades individuais de cada colaborador.

Desta forma, os benefícios não são apenas na área organizacional, poupando tempo e recursos, mas também há uma gestão mais humanitária dos esforços dispostos por cada pessoa. 

A gestão de tarefas tem um impacto avassalador no que tange à harmonia no clima interpessoal interno. 

A capacidade de delegar funções melhora com um ambiente de trabalho harmônico e, com uma boa gestão, os colegas de equipe conseguem, por exemplo, descobrir rapidamente as demandas na ausência de um profissional.

Agora que você já entende bem a importância e o impacto que a gestão de tarefas tem para o seu negócio, vou trazer os cinco principais benefícios de uma boa gestão de tarefas para sua empresa: 

5 vantagens da gestão de tarefas

A gestão de tarefas traz benefícios organizacionais indispensáveis para uma empresa. Eles se concentram na missão de otimizar o tempo e as relações em todos os níveis hierárquicos de execução, alinhando a produtividade de acordo com as necessidades de cada área de atuação. Listamos aqui as cinco principais vantagens de uma gestão eficiente de tarefas

1. Melhor organização das atividades

A primeira vantagem a gestão de tarefas traz para o seu negócio é o poder que o gestor ganha. Ele consegue intervir com mais facilidade no planejamento, caso alguma atividade venha a ganhar ou perder importância, direcionando melhor sua equipe, podendo prever e até evitar um eventual gargalo logístico.

Com as atividades organizadas, é possível ter mais controle sobre todo o cotidiano da empresa, nos mais diversos níveis, realizando o acompanhamento de perto dos prazos de atividades em todos os setores internos. 

Deste modo, é facilitada a prática de priorização, ajudando a empregar uma boa logística do que é importante, urgente ou grave.

2. Melhor visualização por parte do time

A visualização panorâmica das atividades é uma vantagem enorme da aplicação de gestão de tarefas, já que traz um quadro completo de todas as atividades simultaneamente. Assim, a definição de prioridades se torna mais fácil e intuitiva.

A equipe também se torna mais eficiente e mais eficaz na realização de suas atividades, por ter uma gestão de horas eficiente que leva cada membro a executar a tarefa mais cabível para o momento. 

Além disso, ela traz também uma comunicação interna facilitada, por ter em mãos as atividades do dia. Assim, o trabalho individual e em equipe melhora, pela capacidade de agrupar tarefas e atividades semelhantes e trabalhá-las simultaneamente.

3. Versatilidade na priorização e delegação de atividades

Aqui as opções se tornam mais claras e se evidencia qual função tem real importância e deve ser realizada por você e quais são melhores de ser delegadas a terceiros. 

Você também ganha facilidade no agrupamento de tarefas para delegá-las a um membro ou equipe, assim como tem uma melhor perspectiva de qual funcionário deveria estar executando determinada função.

4. Facilidade nos relatórios

A gestão de tarefas possibilita uma centralização de informações muito eficiente, o que gera como consequência um alívio na hora de determinar dados, já que eles ficam aglomerados em um único lugar, com facilidade de acesso e localização. 

Dessa forma os dados de tudo que foi realizado podem ser organizados em um relatório com maior facilidade, poupando tempo e desgaste da parte do gestor.

5. Vantagens para os colaboradores

Com a centralização de informações, os colaboradores ficam inteirados no dia a dia empresarial e, acima de tudo, se sentem mais incentivados a fazer a entrega de trabalhos de forma colaborativa, o que é muito vantajoso da perspectiva de tempo e de relações. 

Isso também estimula o compartilhamento de resultados atingidos entre a equipe, melhorando, por fim, a comunicação entre todos os setores, contribuindo para um ótimo clima organizacional. Tendo dito isto, entenda:

Quem é o gestor de tarefas?

O gestor de tarefas é o profissional responsável por delegar funções, definir prioridades e acompanhar o cumprimento de toda tarefa, além de estabelecer prazos, assessorar a produtividade e oferecer suporte aos colaboradores para que desempenhem suas tarefas da melhor forma possível.

As responsabilidades de um gestor de tarefas porém não param por aí, tendo em vista que ele assume o papel de líder. 

Para além de gestor, suas tarefas perpassam por uma coordenação de pessoal intensa. 

Por exemplo, no ato de delegar uma tarefa ele deve também explicar a demanda daquela atividade, estabelecer um prazo e acompanhar a produtividade da mesma.

Durante o acompanhamento das tarefas que foram delegadas, o gestor precisa também assistir seus comandados. 

Desse auxílio surgem algumas necessidades, como a de conhecer os profissionais que trabalham não apenas em suas habilidades teóricas, mas também técnicas e socioemocionais.

Para além disso, você gestor, também deve ser perfeitamente inteligível. Lembre-se! Na arte de guiar se fazer entender é muito importante! 

A produtividade de uma equipe ou indivíduo aumenta quando as instruções são bem dadas, traçar um caminho bem definido a ser seguido na hora da explicação diminui muito as chances de deslizes, imprecisões ou até mesmo erros.

Sobretudo, o gestor tem a tarefa de não permitir que colaboradores se sobrecarregam com as tarefas delegadas, conseguindo executar as mesmas dentro do horário pré-estabelecido de trabalho, sem se sentirem pressionados e tendo, consequentemente, um melhor desempenho.

Até porque, do ponto de vista prático é melhor passar mais tempo desenhando um bom fluxo de trabalho, do que diante de cálculo de horas extras!

Com o papel do gestor bem definido, agora vamos fazer um passo a passo detalhado de como executar uma gestão de tarefas precisa que vai levar sua empresa ao próximo nível!

Passo a passo para um desenho de gestão de tarefas

Agora é o momento de colocar a mão na massa! Neste tópico traremos tudo que você precisa saber para se guiar desde o início da prática de gestão das tarefas de sua equipe até o monitoramento quando tudo estiver pronto, acompanhe.

1. Elenque e categorize todas as suas tarefas que precisam de atenção

O primeiro passo se trata de fazer um apanhado com todas as tarefas que tem que ser executadas e classificá-las uma a uma, é preciso dar um nome a cada tarefa. 

Assim, você poderá criar uma lista inicial com cada atividade que deve ser executada. 

Tenha cuidado com tarefas muito grandes, se preciso, fragmente-as em pequenos passos que devem ser dados para sua conclusão, isso facilita na hora de sistematizar o desenvolvimento de equipes em sua empresa, das etapas e delegar funções.

Priorize cada tarefa que você separou e nomeou, é aqui que entram os pontos de urgência e importância discutidos acima. 

Essa parte precisará estar bem definida na sua lista porque também terá de estar bem definida na cabeça de cada colaborador, assim todos os membros da equipe têm noção tanto das próprias urgências quanto das do próximo.

2. Defina as tarefas e crie um fluxograma

Agora que as tarefas estão listadas é importante o lugar de cada uma delas, uma ótima opção para isso é um fluxograma. Com ele, toda equipe poderá visualizar o processo desde o começo. Recursos visuais são ótimos para a apresentação de ideias e também para incentivar os associados a seguir diariamente o planejamento. 

Seu fluxograma de trabalho será, daqui pra frente, uma das principais ferramentas para sua equipe. Pode fazer propaganda dele!

É importante que seu fluxograma conte com alguns dados como os cargos e suas respectivas atribuições, com seus níveis hierárquicos, poderes e responsabilidades bem definidos. 

É importante também que essa gestão seja feita à vista de todos, a integração da equipe é fundamental para que a gestão de tarefas seja consciente em todos os níveis de interação.

3. Reúna sua equipe e exponha seu novo plano de Gestão de Tarefas 

Reuniões serão muito importantes daqui pra frente e serão suas melhores amigas durante o processo, junto a seu fluxograma e o software de gestão (falaremos dele já já). 

Mostre a sua equipe o planejamento, de forma que fique explícito que todos devem engajar em seguir esse método de gestão, também apresente as ferramentas a ser usadas.

É importante que você faça reuniões sinceras com cada um dos colaboradores, nelas você e toda sua equipe devem conseguir ter plena visualização dos planos, metas, funções e posições hierárquicas. 

Tenha conversas autênticas e francas com seus colaboradores para entender quem estiver tendo sobrecarga ou não; ter o conhecimento das habilidades de sua equipe e de suas capacidades e limitações é fundamental!

4. Faça gestão de cargos e as respectivas atribuições. Delegue!

Essa é a hora que você deixa claro para cada membro da equipe sua importância para o projeto, através das funções e responsabilidades.

Pense que um negócio é como um organismo vivo, e cada célula é crucial para o seu funcionamento. 

Por isso, deixe toda equipe a par exatamente de quais tarefas deve executar, e sobretudo, da importância que o desempenho dessa tarefa tem para o projeto.  

Além disso, o ato de delegar funções vai facilitar muito seu trabalho e o de todos ali. É nessa hora que cada funcionário descobre sua importância e seu papel no fluxo, o que traz um sentimento de mérito. 

Saber que cada engrenagem é importante para o funcionamento do relógio é satisfatório, individualmente.

5. Controle a gestão de tempo, estabeleça prazos

Toda tarefa deve ter uma data e horário para começar e para terminar. Essa é a parte mais importante do processo e que irá gerar uma maior eficiência na entrega de projetos, principalmente os que contam com deadlines. 

Quando seus coadjuvantes agem com calma, sem pressão, eles cometem menos erros.  E isso, pode levar a outros problemas internos até mesmo de conflitos entre colaboradores.

É aí que se faz importante uma boa gestão de tempo, para que toda atividade seja feita com conforto de prazo e execução. Trabalhos administrados assim chegam mais próximos à perfeição!

Neste momento, ainda em reunião (olha a importância dela!) converse com seus colaboradores e peça a cada um para avaliar as funções recebidas.

Ter consciência da capacidade de cada um de cumprir com seus prazos é imprescindível. Não faz sentido nenhum dar a alguém uma função que não pode cumprir, ainda mais quando se está lidando com prazos apertados!

6. Monitore as tarefas

Após todos esses passos é chegada a hora de colocar a mão na massa! As tarefas começam a ser executadas e precisam ser monitoradas. 

Monitore cada atividade, seu progresso, quanto tempo está sendo gasto e em qual etapa do ciclo de vida do fluxograma a atividade se encontra. 

Ter consciência de quanto tempo cada função está levando na prática leva a uma gestão melhor de recursos e pessoas.

Por exemplo, você pode reparar quais funções têm maior frequência de repetição e estão tendo um tempo de execução muito alto. Assim, é possível automatizar tais funções, ou buscar soluções especializadas para melhorar sua velocidade de execução.

Com isso o planejamento chega a sua conclusão, porém apenas planejar não é suficiente! É necessário para que a ação ocorra trazendo frutos com real impacto positivo, a utilização de técnicas centradas para aprimorar seu modus operandi. Confira agora 4 metodologias para se aplicar na gestão de tarefas:

4. Metodologias de gestão de tarefas

O uso de metodologias é uma grande aliada no sucesso das suas práticas de gestão. 

Elas são utilizadas para definir, do início ao fim a gestão das tarefas. São sistemas já prontos e amplamente utilizados na indústria. 

Assim, essas metodologias te permitem visualizar melhor a big picture do andamento das funções que estão sendo realizadas, podendo ser usadas tanto no cotidiano empresarial quanto no pessoal. 

Aqui listamos 4 das mais conhecidas e aplicadas metodologias de gestão.

1. Scrum

No Scrum as jornadas são divididas em Sprints, que são ciclos mensais que marcam o intervalo de tempo em que um grupo de atividades devem ser concluídas. Durante esse período mensal devem ocorrer encontros matinais diários denominados Daily Scrum onde os participantes discutem as tarefas concluídas ou executadas no dia anterior. 

Assim, tendo em vista o que foi dito, todos se atualizam quanto a alterações e demais mudanças e se estabelece uma lista de prioridades para o dia vigente.

2.  Lean

Basicamente, é uma mentalidade que se assume na empresa de mínimo desperdício de recursos, porém sustentada por ações que controlam as despesas e buscam produzir tudo de melhor que for realizável com o mínimo possível.

Assim, é gerada uma cultura de racionamento em todas as etapas do trabalho que tem como consequência custos gerais menores.

3. Kanban

No Kanban, o fluxograma previamente criado deve ser facilitado ao dividir a produção em alguns cartões coloridos que vão. Suas cores variando pela cor, indicar qual parte do andamento do ciclo de vida se está naquele momento. 

Desta forma, podem-se separar cartões azuis, amarelos e rosas por exemplo: os rosas simbolizando as atividades já concluídas. Outra opção é usar os cartões azuis para as atividades em andamento e os amarelos representando alguma atividade em atraso ou urgência.

4. GTD

Por outro lado, o método de “Getting Things Done” (em português: ter as coisas feitas") consiste em, como diz o próprio nome, focar na conclusão da etapa atual antes de ir para uma próxima fase do processo. 

Ele se divide em cinco etapas, sendo elas: Coletar, Processar, Organizar, Revisar e Fazer.

Na primeira etapa, você deve coletar todos os pensamentos que venha a ter, incluindo ideias e lembranças das atividades pendentes. Coloque-as para fora, registrando-as de alguma forma. 

Já a segunda etapa exige que você foque em analisar com atenção o que foi anotado. Com base em suas reflexões definir o que demanda ou não uma ação sua. 

Dessa forma, a terceira etapa é basicamente o momento em que você organiza as listas de demandas que criou para facilitar seu acesso. 

O quarto momento é onde você vai revisar tudo que foi feito até o momento, atualizar as informações que necessitar, e ter uma perspectiva melhor do que fazer.

Finalmente, chegando na fase de ação, você deverá “executar com significado”, tendo a consciência de que você estará realizando ali a tarefa mais importante no momento, sob a tranquilidade de saber que as atividades sendo deixadas de lado estão também sob seu controle.

Portanto, para além da perspectiva macroscópica de implantação de metodologias a serem seguidas, também é importante que você tenha na manga técnicas individuais de gestão em níveis micro, para potencializar localmente o alinhamento de processos. Confira a seguir técnicas de gestão de tarefas que irão lhe ajudar com isso:

3 Técnicas de gestão de tarefas

Assim, as práticas gestacionais em nível individual são muito importantes para o sucesso de um projeto, afinal uma equipe forte é composta por indivíduos fortes. Por isso, trouxemos abaixo 3 técnicas de gestão de tarefas a serem executadas por cada colaborador no dia a dia empresarial, acompanhe:

Mentalização de conquistas

Se faz a partir da celebração tanto de grandes quanto de pequenas conquistas, o que motiva a pessoa a curto, médio e longo prazo. 

Nessa técnica você, durante uma semana, lista suas conquistas, organizando-as em três categorias: UAU, EU MAIOR e ETC.

Na primeira, você deve colocar as tarefas mais difíceis de ser alcançadas que foram realizadas ao longo da semana; já na segunda, deve-se relatar metas de desenvolvimento próprio que você tenha para o futuro.

Por fim, na categoria ETC você pode pôr todo e qualquer momento do seu dia que você considere válido de ser lembrado e celebrado.

Metodologia de Justin

Nela você divide um papel em três partes iguais no dia anterior à prática e, começando de cima, escreve três metas de vida na primeira parte, três metas da semana na segunda parte e no máximo dez atividades que devem ser realizadas ainda no dia seguinte na terceira parte. Isso traz uma maior consciência de seus objetivos de trabalho, pessoais e diários.

Tags de tempo para gestão de tarefas

Nessa metodologia, você deve criar pequenas anotações de tarefas que devem ser executadas, classificando-as de acordo com o tempo que você estima que irá gastar realizando cada uma delas. 

As classificações variam entre 15 minutos, meia hora, 1 hora, 3 horas e 6 horas. 

Tendo em mãos esses materiais, você pode, ao obter algum tempo livre entre tarefas, executar alguma dessas tomando como base o tempo disponível.

Fica nítido então que metodologias e técnicas te dão o poder de tornar seu planejamento de tarefas muito mais eficiente, entretanto o diferencial que fará seus projetos decolarem da forma mais organizada possível é o uso de um software durante toda a gestão. Entenda por que essa ferramenta é tão indispensável:

Por que ter um software de gestão de tarefas?

Assim, ter um software para Gestão de tarefas para equipes se faz necessário porque a organização múltiplos projetos, dentro de uma empresa, é muito difícil de se fazer usando apenas lápis e papel ou o bom e velho Excel

Estas funcionalidades não apresentam nenhum problema na hora de montar ou gerenciar seu projeto. 

Porém, quando se trata de um trabalho que envolve diversos colaboradores de diferentes áreas de atuação que precisam estar se comunicando e a par dos avanços do projeto, a melhor pedida é um software dedicado.

Mas, o que é importante se ter em mente quando se está procurando um software de gestão de tarefas que cumpra com suas demandas específicas? 

Portanto, acima de tudo, é de suma importância que a ferramenta venha a somar nos quesitos de colaboração, agilidade, produtividade e eficiência. 

Também é de se considerar a acessibilidade e facilidade de uso das ferramentas, afinal, elas deverão ser acessadas por todos os envolvidos no projeto.

Desse modo, assim como os fatores citados acima, também é de se considerar os recursos práticos do software de gestão que se vai utilizar. 

Manter-se focado em suas tarefas profissionais não é simples, principalmente para quem passa por todas as distrações que o home office oferece. 

Então, quanto mais organizadas e bem distribuídas em um cronograma as tarefas estiverem, melhor será a sua gestão de desempenho. Para isso, separamos uma lista com 5 ferramentas que vão te ajudar com a gestão de tarefas. Acompanhe conosco!

5 melhores softwares de gestão de tarefas

  1. Trello
  2. Slack
  3. RunRun.it
  4. Asana
  5. Evernote

Gostou? Se quiser se aprofundar mais, você pode ler mais sobre esses softwares aqui

Gestão de tarefas: DICA BÔNUS!

Agora que você é um expert em gestão de tarefas, de tempo, equipes e recursos, já sabe qual das ferramentas pode colaborar com a gestão gerenciamento de tarefas no seu trabalho e da equipe? Não tenha pressa! 

Lembre-se: você pode sempre contar com a gente! Acreditamos que a tecnologia veio para simplificar os processos mais complicados e tornar o dia a dia mais fácil. 

Por isso, conte sempre com a gente! O nosso lema é: MAIS PESSOAS menos processos!
Gostou?
Você pode ler mais sobre como simplificar a sua rotina de trabalho no blog da QRPoint. Estamos esperando você!

Tecnologia que poupa tempo e dinheiro para a sua empresa.

O que tá esperando? Comece a usar agora mesmo!