Guia completo sobre a folha de pagamento da sua empresa!

Confira um guia completo da folha de pagamento e seu cálculo!
Tempo estimado de leitura: 10 minutos

A folha de pagamento da sua organização serve como um registro da atuação e das informações trabalhistas dos colaboradores.

Justamente por isso, o RH da sua empresa precisa fazer a montagem desse documento mês a mês.

Entretanto, esse processo exige muita atenção por conta da quantidade de informação que posteriormente deve ser colocada no holerite.

Toda essa movimentação é necessária tanto para manter um controle do fluxo de caixa da organização, quanto por razões legais.

Assim, para evitar qualquer tipo de problema com processos trabalhistas, é de suma importância que todas as informações necessárias estejam presentes na folha de pagamento.

Porém, isso não é algo difícil de se fazer, principalmente ao contar com um sistema tecnológico integrado ao RH que cuide desses dados.

Foi pensando justamente nessas necessidades da sua organização que nós do QRPoint fizemos esse guia completo sobre a folha de pagamento da sua empresa.

Confira!

guia completo da folha de pagamento

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é o meio que a empresa tem de registrar todo o gasto referente aos seus colaboradores.

Assim, ela é responsável por conter informações trabalhistas, fiscais e contábeis dos profissionais, juntamente com seu salário líquido e bruto.

Ademais, todos esses dados presentes na folha de pagamento devem ser posteriormente emitidos no holerite, que será dado ao colaborador.

Portanto, esse documento deve conter todos os eventos que envolvem o profissional, como dias trabalhados, adicionais, faltas e horas extras.

Apenas por conter tantas informações já dá pra ter uma noção da importância desse documento, certo? Veja então a seguir:

Qual a importância da folha de pagamento?

A importância da folha de pagamento se encontra tanto dentro da organização técnica da empresa quanto das suas obrigações legais.

Isso porque o art. 225 do Decreto nº 3.048/99 estabelece que a organização deve calcular mensalmente a folha de pagamento.

Consequentemente, o cálculo da folha de pagamento ou contracheque guarda um histórico mensal do colaborador e também evita processos trabalhistas.

Dessa forma, sua importância para a empresa está em registrar os recebimentos dos colaboradores, mantendo controle do fluxo monetário organizacional.

Já para o colaborador, a folha de pagamento pode comprovar sua renda, também servindo como atestado probatório para sua aposentadoria.

Portanto, ao se tratar de um documento assim importante, cuidados devem ser tomados visando evitar erros. Confira então a seguir:

Quais os erros mais comuns na folha de pagamento?

Os erros mais comuns na folha de pagamento geralmente envolvem falta de planejamento em qualquer uma das etapas do processo.

Consequentemente, um mal gerenciamento da folha de pagamento e contabilização pode acarretar problemas de produtividade e até mesmo processos trabalhistas.

Logo, confira abaixo alguns dos erros mais comuns que podem ser evitados na hora de montar sua folha de pagamento.

Falta de planejamento em cada segmento

Como foi dito anteriormente, é necessário planejar cada passo da montagem da folha de pagamento visando conseguir mapear o processo.

Tal mapeamento é importante pois será através dele que você vai conseguir estabelecer parâmetros para a construção e também a organizar.

Consequentemente, você irá ganhar mais tempo na parte final da montagem, já que o processo consiste de diversas tarefas menores.

Acredite, a maior parte dos erros envolvendo a folha de pagamento podem ser evitados apenas organizando cada uma dessas atividades.

Má gestão dos tipos de colaborador

Assim como as obrigações do colaborador variam de acordo com seu cargo, seus direitos e consequentemente informações na folha de pagamento também.

Portanto, é importante diferenciar por exemplo colaboradores que trabalham sob o regime de CLT daqueles que atuam como Pessoa Jurídica.

Ademais, sua empresa pode passar por constantes mudanças, como promoções e mudanças de cargo. Esses novos enquadramentos também precisam de atenção.

Não usar a mesma conta bancária para os pagamentos

Esse erro comum pode ser perigoso para a organização caso você precise comprovar algum tipo de pagamento em situações de fiscalização.

Isso porque os dados ficam dispersos entre as contas da empresa. Consequentemente isso pode dificultar a sua análise de custos.

Assim, você terá tanto uma melhor visão quanto acesso a qualquer custo relacionado aos salários e folha de pagamento.

Atentar-se pouco ao pagamento de extras

É muito importante, principalmente para evitar processos trabalhistas, que a organização tenha muita consistência no cumprimento de todos os pagamentos.

Devido a isso, o pagamento de benefícios e adicionais como os noturnos, as horas extras e licença-maternidade precisam de atenção.

Consequentemente, você conseguirá manter uma empresa transparente no que diz respeito aos principais pagamentos e descontos na folha de pagamento.

Ignorar as vantagens do uso da tecnologia

Nos dias atuais a tecnologia tem sido fundamental para a condução de qualquer negócio, justamente por facilitar os processos diários.

Para tanto, temos HR Techs, como o QRPoint, que oferecem a automatização de atividades repetitivas que consequentemente demandam muito tempo.

Portanto, uma das falhas que um gestor pode cometer é não aproveitar esses benefícios para alavancar a produtividade de sua empresa.

Isso porque os novos artifícios da modernidade estão acessíveis como nunca antes e cada vez mais capazes de ajudar organizações.

Assim, softwares de controle da folha de pagamento e seus impostos são capazes de mitigar e até eliminar os possíveis erros.

Isso ocorre porque erros humanos são descartados juntamente a possíveis acidentes que poderiam ocorrer com um controle feito no papel.

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

Para fazer o cálculo da folha de pagamento é preciso, como primeiro passo, conferir os registros de ponto do profissional.

Para fazer isso do modo mais eficiente você pode usar um sistema de RH integrado, que irá organizar os dados.

Caso sua empresa não possua esse sistema, o responsável pela folha deverá inserir manualmente os dados e conferir detalhadamente as informações.

Consequentemente, essa operação irá tomar muito mais tempo do que levaria com uma importação automatizada das informações para a folha.

Nesse momento, o operador deverá reunir as horas extras, adicionais noturnos e quaisquer outros adicionais relacionados ao registro de ponto.

Tendo adicionado as informações de ponto é preciso conferir se o colaborador tem alguma falta ou desconto a ser registrado.

É nesse momento que serão computados os descontos referentes a vale-transporte, alimentação ou outros benefícios, caso o colaborador os receba.

Apenas após reunir todas essas informações de forma precisa que deverá ser feito o cálculo da folha de pagamento.

Sendo assim, caso não haja um software que execute todas essas coletas de forma precisa e assertiva, é necessário conhecer todos os encargos e descontos a se aplicar.

Confira, portanto, os proventos e descontos que podem aparecer na hora da montagem da sua folha de pagamento abaixo:

Quais os principais proventos da folha de pagamento?

Os principais proventos da folha de pagamento são o salário em si, os adicionais de hora extra e adicional noturno.

Entretanto, para alguns colaboradores a remuneração variável também pode se tornar um desses encargos.

Ademais, existe também a classe de trabalhadores que operam em ambientes arriscados que devem receber adicionais de insalubridade e periculosidade.

Por fim, podem haver gratificações ou bonificações isoladas a serem calculadas. Confira detalhadamente sobre cada um desses proventos a seguir:

Salário

O salário diz respeito à cota-parte que é dada ao colaborador em troca dos serviços prestados ao contratante.

Ele pode ser pago de diferentes formas, seja mensalmente (o mais comum), quinzenalmente, semanalmente ou diariamente.

A regra imposta a esse pagamento é que obedeça ao salário mínimo em vigor estipulado no início do ano trabalhado.

Ademais, quaisquer tipos de gratificação, gorjeta ou comissão devem ser somados ao valor integral do salário do colaborador.

Hora extra

Assim que o colaborador ultrapassar as 8 horas diárias de serviço, o tempo excedente começará a ser computado como hora extra.

Essa faixa de tempo, porém, segue algumas normas ditadas pela CLT, não podendo, portanto, ultrapassar 2 horas por dia.

Ademais, o valor recebido por hora durante esse período deverá ter um acréscimo de, no mínimo, 50% em relação à hora normal.

Adicional noturno

O adicional noturno é um acréscimo dado aos colaboradores com rotina de jornada noturna de trabalho devido ao desgaste físico e mental da função.

Ele se aplica àqueles que exercerem atividade laboral entre as 22h e as 5h do dia seguinte no meio urbano.

Com trabalhadores rurais a regra muda um pouco, sendo de 21h às 5h para quem trabalha na lavoura e das 20h às 4h para trabalhadores da pecuária.

Em todo caso, o valor-hora é dado a cada 52 minutos e 30 segundos, com o restante do tempo para completar uma hora sendo contabilizado como hora extra.

Sendo assim, pelo período noturno trabalhado, o profissional deverá receber um acréscimo de 20% sobre seu valor-hora comum.

Remuneração variável

A remuneração variável é uma estratégia utilizada por diversas organizações visando valorizar o trabalho do colaborador através de uma bonificação.

O objetivo dela é manter a organização com um nível de competitividade alto ao mesmo tempo que motiva os profissionais.

Para tanto, são utilizados KPIs, que irão apontar para essa remuneração com base tanto no desempenho individual, como no do time e até mesmo da empresa.

Sendo assim, a remuneração variável é dada ao profissional como um acréscimo ao salário que varia de acordo com seu desempenho.

Adicional de insalubridade

O adicional de insalubridade é um acréscimo salarial dado a profissionais que atuem em atividades que ofereçam riscos à sua saúde.

Sendo assim, para mensurar esses riscos são estabelecidos três graus de insalubridade: o grau mínimo, o médio e o máximo.

Para cada grau há um acréscimo a ser dado, sendo no caso mais brando de 10%, no intermediário de 20% e no mais insalubre de 40%.

Como essas tarefas expõem os profissionais a agentes nocivos, é terminantemente proibido que menores de idade executem serviços insalubres.

Adicional de periculosidade

O Ministério do Trabalho estabelece normas para operações consideradas perigosas e o trabalhador que as executa deve receber adicional.

Dessa forma, é dito que o contato, seja ela permanente ou recorrente, com explosivos, agentes inflamáveis ou químicos é perigoso.

Deverá ser designado, portanto, um engenheiro do trabalho ou médico do trabalho registrado no Ministério do Trabalho para dar o veredicto sobre esse tipo de atividade.

Sendo caracterizado como trabalho perigoso, o adicional de periculosidade dado ao colaborador deverá ser de 30% sobre seu salário.

Caso o profissional atue num serviço tanto insalubre quanto perigoso, ele deverá escolher entre um dos dois adicionais para receber.

Quais os principais descontos da folha de pagamento?

Os principais descontos da folha de pagamento são o FGTS, 13º salário, IRRF e também vale-transporte ou alimentação, caso necessário.

Ademais, existem outros descontos situacionais como os referentes a faltas e atrasos, contribuições sindicais ou algum adiantamento que o colaborador possa ter solicitado.

Veja então detalhadamente sobre cada um desses descontos:

Faltas e atrasos

Primeiramente, ao fazer o controle de ponto, as faltas injustificadas que o colaborador tiver que poderão ser descontadas do salário.

Além disso, caso o profissional tenha horas não comparecidas sem devida autorização, elas também podem ser descontadas.

Portanto, na hora de registrar a folha de pagamento e impostos, esses dias não irão contar para a base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS.

Adiantamentos

O profissional pode solicitar à organização um adiantamento de até 50% da quantia total do seu salário.

É bastante comum que empresas que optam pelo pagamento do salário mensalmente façam um adiantamento entre o 15º e o 20º dia do mês.

Caso isso tenha ocorrido, será preciso tomar nota dessa movimentação na folha de pagamento.

IRRF

Na montagem da folha de pagamento, outro desconto a ser feito é o do Imposto de Renda Retido na Fonte.

A dedução deste imposto varia de acordo com os anos, então é preciso estar sempre se atentando às novas atualizações.

Para o ano de 2021 a tabela IRRF fica da seguinte forma:

Para um salário de até 1.903,98 nada deve ser descontado na folha de pagamento;

De 1.903,99 até 2.826,65 a alíquota é de 7.5%, representando uma parcela de 142,80;

De 2.826,66 até 3.751,05 a alíquota é de 15%, representando uma parcela de 354,80;

De 3.751,06 até 4.664,68 a alíquota é de 22,5%, representando uma parcela de 636,13;

Caso o salário ultrapasse 4.664,68 a alíquota é de 27,5%, representando uma parcela de 869,36.

FGTS

Uma outra informação importante de se constar na folha de pagamento é o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.

A organização deve depositar até o dia 7 de todo mês a quantia de 8% do que foi pago ao colaborador no mês anterior.

Esse depósito deve ser feito numa conta bancária vinculada, podendo ser resgatado pelo colaborador em situações de necessidade.

13º Salário

Caso o colaborador não ultrapasse 15 faltas no mês, ele receberá 1/12 do salário a mais referente ao 13º salário.

Esse salário extra que o profissional recebe pode ser pago pela organização em até duas parcelas (descontando encargos apenas da primeira).

Desse modo, a primeira parte do valor deve ser entregue entre os meses de fevereiro e novembro e a segunda até o dia 20 de dezembro.

Vale lembrar que as faltas legais e justificadas pelo colaborador não deverão ser deduzidas na hora de calcular o valor do 13º salário.

Ademais, pagamentos adicionais feitos, como por exemplo horas extras, também deverão entrar no cálculo da parcela de 13º do mês.

INSS

O INSS é um valor que deve ser descontado diretamente da folha de pagamento, portanto, exigindo bastante atenção dos gestores.

Esse desconto terá como base o total recebido pelo profissional, contando assim não apenas com o salário.

Nesse caso, adicionais de insalubridade, periculosidade, noturno, horas extras e até mesmo 13º salário devem ser contados.

O INSS estabelece, portanto, um valor a ser cobrado com base na faixa salarial do colaborador, possuindo um limite máximo para cobrança.

A tabela para o ano de 2021 fica da seguinte forma:

Caso o profissional tenha um salário de até R$ 1.100        a alíquota é de 7,5%;

Caso o profissional tenha um salário de R$ 1.100,01 a R$ 2.203,48 a alíquota é de 9%;

Caso o profissional tenha um salário de R$ 2.203,49 até R$ 3.305,22 a alíquota é de 12%;

Caso o profissional tenha um salário de R$ 3.305,23 até R$ 6.433,57 a alíquota é de 14%.

Vale-transporte e alimentação

Primeiramente, o vale-transporte é classificado pela CLT como um benefício obrigatório a todo colaborador que se desloca até o trabalho.

Ele funciona como uma quantia que é dada ao profissional antecipadamente representando quanto ele gastará em transporte.

Ademais, é importante se atentar para o fato de que esse benefício não pode ser descontado integralmente do salário.

Sendo assim, apenas 6% dele poderá ser descontado na folha de pagamento já que a lei estabelece que o mesmo não tem natureza salarial.

Já o vale-alimentação não é obrigatório, e não pode superar 20% do valor do salário do profissional.

Contribuição sindical

O colaborador pode escolher contribuir com o sindicato de sua classe trabalhista através de uma doação de um dia do seu salário.

Caso ele opte por essa contribuição, será responsabilidade da organização descontar o valor diretamente da folha de pagamento.

Como deu pra perceber, é necessário estar atento tanto a diversas obrigações legais quanto a especificidades de cada profissional.

Justamente por isso, ter um sistema de controle de ponto eficiente é imprescindível para manter a precisão e facilitar todo o processo.

Dessa forma, calcular desconto em folha de pagamento se torna uma tarefa simples que não dependerá da memória do responsável.

Isso porque, com tantos detalhes, fica difícil registrar sempre todos manualmente. Confira abaixo, por exemplo, um checklist das informações que devem constar na folha de pagamento.

Checklist da sua folha de pagamento

Como deu pra perceber, são diversos os processos que devem ser feitos antes de se iniciar o cálculo em si da folha de pagamento.

Além disso, há muitas informações indispensáveis a serem coletadas e consideradas, sob o risco de sérios problemas caso sejam esquecidas.

Portanto, é sempre bom ter uma lista com todas elas para não se perder no meio de tantos dados.

Confira então um checklist básico das informações que você vai precisar para fazer a montagem da sua folha de pagamento:

Classificação dos colaboradores

Avaliação das horas trabalhadas

Faltas e atrasos

Registro dos encargos e impostos

Benefícios corporativos

Salário

Remuneração Variável (Bônus, Comissões, Participação nos lucros)

Hora extra

Adicional de insalubridade

Adicional de periculosidade

Adicional noturno

INSS

Vale-transporte

IRRF

FGTS

Pensão alimentícia;

Férias;

Crédito consignado (empréstimo com desconto na folha de pagamento);

Cotas de salário família;

Adiantamento salarial;

Contribuição sindical;

13º salário;

Licença médica;

Ajuda de custo;

Diária de viagem;

Auxílio maternidade, creche, entre outros.

Entretanto, recolher, registrar e checar manualmente todos esses dados pode ser muito trabalhoso e custar muito tempo.

Isso ocorre principalmente com organizações com muitos colaboradores ou que trabalham com benefícios diversos.

Sendo assim, veja a seguir uma dica bônus para reduzir o custo da sua folha de pagamento e ainda facilitar todo esse processo.

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