Controle de Ponto: tudo o que você precisa saber!

Entenda o que é, para que serve, como funciona e quais são as finalidades do Controle de Ponto, além de tirar dúvidas, confira também as dicas!
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De fato, quem é gestor de empresa e/ou gestor de RH sabe que o controle de ponto é essencial para qualquer organização, não é mesmo? Pois é, isso independe do tamanho da empresa, ou seja, ela pode ser de grande, médio ou pequeno porte. A partir dos dados coletados pelo controle de ponto, é possível analisar diversas informações e indicadores que podem tanto avaliar a produtividade dos colaboradores no dia a dia de trabalho como é fundamental para a geração da folha de pagamento.

Há muitos anos, o controle de ponto, infelizmente, era muito incompleto e, por isso, as pessoas tinham dificuldades para utilizá-lo, tornando os processos da empresa mais burocráticos.  No entanto, ao longo dos anos e com materiais mais modernos, os sistemas foram se aperfeiçoando. Isso significa que, desburocratizou não só o departamento de recursos humanos, mas também auxiliou em melhorias para os negócios em geral. 

Portanto, é muito importante que o setor de gestão de pessoas conheça o sistema de controle de ponto e entenda para que ele serve, como ele funciona, quais são os melhores recursos, qual é a melhor opção, o que diz a legislação, entre outros.

Para entender melhor, continue lendo este artigo!

Controle de Ponto
Controle de Ponto

Afinal, o que é o controle de ponto?

Antes de mais nada, o controle de ponto é o processo de gestão de jornada de uma organização. Em resumo, ele documenta a entrada e saída dos colaboradores de uma empresa. Então, por meio deste sistema, é possível fazer a gestão de todos os funcionários, contabilizar as horas trabalhadas e as escalas da equipe. 

É fato que a criação do controle de ponto foi essencial para as empresas, afinal, como seria hoje em dia sem esse controle, para uma empresa grande controlar toda a jornada dos seus colaboradores? Não dá nem para imaginar, né? 

Mas quando foi criado esse sistema? Pois bem, o surgimento do controle de ponto foi por volta de 1930 e 1940. Tudo começou, quando um funcionário de uma empresa ficava de olho no relógio de ponto e na movimentação da organização, analisando de que horas a que horas os funcionários trabalhavam na empresa. Então, ele anotava todas as informações em um papel. 

No caso, com o passar dos anos, as companhias começaram a adotar um novo método, o qual os próprios colaboradores anotavam em um caderno, seus horários de entrada e saída. Apesar desta forma ser totalmente aberta para qualquer tipo de fraude, infelizmente, ainda é utilizada até hoje por empresas antigas e conservadoras, que não dão espaço para novas tecnologias

Além disso, apenas nos anos 80 que o controle de ponto se tornou obrigatório, segundo o Art. 74, § 2 Consolidação das Leis do Trabalho - Decreto Lei 5452/43, que por sua vez, definiu todas as regras para o uso do sistema no mundo corporativo. 

Qual é a importância do Controle de Ponto? 

Como já foi possível entender, o controle de ponto serve para organizar os horários de entrada e saída dos funcionários de uma empresa, certo? No entanto, em alguns casos, os trabalhadores precisam ficar além da sua hora de trabalho e neste cenário, a organização deve pagar as horas extras aos colaboradores

Entretanto, para que o departamento de recursos humanos saiba que o funcionário cumpriu de fato as suas horas de trabalho, é necessário ter um controle. A partir deste ponto entra a importância do controle de ponto. Afinal, o RH se baseia em todas as informações do controle de ponto para pagar os seus colaboradores. 

Viu só a importância? 

Como funciona o controle de ponto? 

Chegamos até aqui e entendemos o que é e para que serve o controle de ponto, não é verdade? Mas como funciona esse sistema? Bom, o controle de ponto funciona de forma bem simples e prática, pois faz o registro de horário do trabalho dos colaboradores através de relógios de ponto ou por meio de equipamentos de marcações de ponto. No entanto, é importante entender como funciona o controle de ponto para as seguintes situações:

Trabalho Noturno

Neste caso, é considerado trabalho noturno aquele realizado entre as 22 horas de um dia até as 5 horas do dia seguinte, segundo o decreto da Lei nº 9.666, 28.8.1946.

Entretanto, o registro durante esse horário, de acordo com a legislação brasileira, é feito de forma diferente pois o valor-hora da carga horária é contado a cada 52 minutos e 30 segundos. Os minutos restantes para completar uma hora são pagos sob forma de hora extra.

Para além dessa regra, todo trabalho noturno acrescenta adicional de 20% acima do valor-hora que o colaborador receberia durante o período diurno.

Portanto, as empresas devem ter muita atenção com essa marcação de ponto.

Isso porque os horários desse tipo de jornada são diferentes. No caso, sendo de extrema importância para que o controle de ponto com adicional noturno seja feito de forma correta e precisa.

Trabalho Intermitente

A jornada de trabalho intermitente, foi adotada no Brasil em 2017 durante o governo Temer. Ela foi feita, a partir da reforma trabalhista e serve para regularizar os serviços de freelancer.

Portanto, os profissionais afetados são aqueles que são contratados pela organização para trabalhar durante um curto período de tempo, ele tem pagamento à vista.

Esse caso é definido de acordo com a Lei nº13.467, §3°, que considera jornada intermitente:

 “o contrato de trabalho no qual a prestação de serviços, com subordinação, não é contínua, ocorrendo com alternância de períodos de prestação de serviços e de inatividade, determinados em horas, dias ou meses, independentemente do tipo de atividade do empregado e do empregador”.

Apesar dos períodos de inatividade previstos na lei, o controle de ponto ainda deve ser obrigatoriamente registrado pelas organizações que contratam colaboradores em jornada intermitente.

Portanto, sempre que o profissional prestar serviços para empresa, o controle de ponto deverá ser feito.

Home Office

O controle de ponto para home office funciona através de aplicativos ou sistemas de controle de ponto online, que computam o registro rápido de horas sem o colaborador ir à empresa.

Com o novo coronavírus, as empresas tiveram que se adaptar ao cenário de isolamento. Por isso, muitas empresas adotaram o home office ou anywhere office, o que não as isenta da responsabilidade do controle da jornada de trabalho.

Assim, as organizações começaram a adotar estratégias para o controle de ponto da mesma forma que empresas que lidam com trabalhadores externos.

Portanto, para conciliar home office e controle de ponto, a melhor opção é o uso de softwares digitais de gestão de carga horária.

Trabalho Externo

O controle de ponto para trabalho externo pode ser uma dor de cabeça para as empresas. Isso pelo fato de o colaborador não trabalhar dentro do ambiente empresarial, dificultando o controle de horas através de mecanismos tradicionais.

Isso se dá devido aos métodos antigos, como planilhas e folhas de ponto manual. Afinal, essas formas de registro são pouco confiáveis, devido à facilidade da possibilidade de alteração e/ou manipulação fraudulenta dos dados contidos.

Com uma pequena evolução do sistema de marcação, feito através de relógio de ponto, a situação continua sendo complicada no ponto de vista econômico. Isso é, devido ao aumento de gastos desnecessários em vale-transporte e deslocamento até a empresa, além da perda de tempo do profissional durante esse período.

Assim, a melhor solução para o registro das horas do trabalhador externo se dá através de softwares, como o da QRPoint. O controle de ponto online, que permite um registro remoto e preciso da jornada de trabalho.

Trabalho Terceirizado

O monitoramento da jornada de trabalho de funcionários terceirizados deve sempre ser feito pela empresa que foi contratada para realizar as atividades. Sendo assim, a contratante não possui ônus da prova das horas trabalhadas.

Dessa forma, a prestadora de serviços têm obrigatoriedade de fiscalizar as horas dos profissionais. A instituição também é encarregada dos gastos com horas extras, pagamento de benefícios e descontos por faltas.

Por conta disso, fazer o controle de ponto registrando a jornada de trabalho de terceirizados é extremamente importante, devendo ele ser feito separadamente do controle dos profissionais da empresa contratante dos serviços.

Agora que você entende alguns dos tipos de jornada de trabalho, veja a seguir as formas de controle de ponto que podem ser empregadas.

Quais são os principais tipos de controle de ponto? 

Os tipos de controle de ponto se dividem basicamente em quatro grandes categorias: o controle de ponto manual, o controle de ponto mecânico, o controle de ponto eletrônico e o controle de ponto alternativo (ou digital).

A legislação brasileira não determina nenhuma regra para a escolha de qual sistema deverá ser utilizado. Neste caso, ficando a cargo da organização escolher qual o mais econômico e adequado.

Entretanto, à medida que o tempo vai passando, com o avanço da tecnologia, surgem novas formas de controle de ponto: mais modernas, práticas e completas.

Para além disso, a modernização do trabalho e as novas formas de relação entre o empregador e o colaborador também influenciam nessa escolha. Bem como, o impacto do momento histórico vivido.

O novo normal, por exemplo, que entrou em cena no ano de 2020 com a necessidade do isolamento social, criou uma enorme demanda pelo anywhere office, trazendo consigo a necessidade de um controle de carga horária feito remotamente.

Agora que você já entendeu quais são os principais tipos de controle de ponto, entenda como eles são feitos na prática:

Como é feito o controle de ponto manual?

O controle de ponto manual é um método no qual os colaboradores são responsáveis por anotar seus horários de entrada, pausa, retorno e saída no tão falado Livro de Ponto.

Este livro é uma ferramenta que pode ser facilmente encontrada em livrarias já completamente editado para uso empresarial.

Ele, então, já vem trazendo lacunas para informações como: nome completo do colaborador e sua assinatura, horário de chegada no trabalho, pausa, retorno da pausa e saída. Se trata de um modelo de baixo custo, entretanto, nele o barato sai caro.

Apesar do baixo custo de implementação e manutenção, ele é suscetível a falhas, rasuras, anotações indevidas, além de demandar escolta de todos os registros para evitar fraudes.

Logo, o sistema se torna impraticável em empresas maiores, com um alto volume de colaboradores e de registros diários.

Uma forma de evitar possíveis acidentes e rasuras no livro de ponto foi a passagem daquilo que é registrado no livro para um documento do Excel.

Entretanto, até mesmo o uso do Excel tornou-se obsoleto, já que ele apresenta diversos riscos como: brecha para adulteração, lentidão com alto volume de dados, possibilidade de exclusão do arquivo, retrabalho na hora de fazer a folha de pagamento, além de possíveis falhas na fórmula.

Como é feito o controle de ponto mecânico?

O controle de ponto mecânico se dá por um registro feito em cartões dados aos colaboradores, através de um processo de carimbagem feito num relógio de ponto.

Essa forma de registro foi uma evolução em relação ao modelo antigo, entretanto, não está isenta de falhas e da operação manual, sujeita a erros.

Os erros, nesse caso, eram possíveis por conta das manobras operacionais que esse tipo de registro de ponto exige.

Nele, o RH tem a tarefa de recolher todos os cartões dos colaboradores e passar os horários registrados para um sistema ou planilha (como a do Excel citada), e esse exato processo abre a possibilidade para erros operacionais na passagem de informações.

Além disso, a possibilidade da perda dos cartões também é motivo para dor de cabeça dentro do sistema de controle de ponto mecânico, podendo acarretar até mesmo processos trabalhistas.

Como é feito o controle de ponto eletrônico?

O controle de ponto eletrônico é feito através de um cartão de ponto magnético, onde ficam salvas as informações do profissional, para serem identificadas pela máquina leitora de dados localizada na empresa.

Sendo realizado dessa forma, o sistema de ponto eletrônico trouxe bastante inovação, embora ainda com a possibilidade de algumas falhas durante o processo

A primeira delas é, novamente, o problema inicial que tínhamos com o controle de ponto manual, de fraude, já que o registro poderia ser feito por outra pessoa sob posse do cartão de algum colaborador.

O segundo problema, esse gerando um custo de manutenção para empresa, se encontra na perda dos cartões e na avaria dos mesmos com tempo de uso.

Devido a essas ocorrências, uma modernização do sistema de controle de ponto eletrônico veio a partir do reconhecimento biométrico, que descartou o uso de cartões e mitigou a possibilidade de fraudes.

Entretanto, o relógio de ponto biométrico traz as desvantagens do alto custo de instalação, manutenção e da exigência de um software à parte para registro dos dados coletados numa folha de ponto.

Como é feito o controle de ponto digital?

O controle de ponto online é feito através de um sistema inteligente, confiável e de fácil uso, onde o colaborador registra rapidamente o ponto, de forma virtual, através de um smartphone, tablet ou computador, com uso de reconhecimento biométrico.

Entretanto, o software a ser usado deve ser bem escolhido, pois precisa apresentar funcionalidades valiosas, como é o caso do QRPoint. Outro recurso importante que um bom controle de ponto por aplicativo deve ter é o registro facial biométrico do colaborador. Esse método garante maior assertividade e praticidade, evitando fraudes.

No QRPoint, por exemplo, caso não seja o colaborador a registrar o ponto, o sistema dispara um alerta ao gestor, anunciando a possibilidade de uma fraude, o que possibilita ações imediatas da empresa.

Isso ocorre porque o sistema é integrado através da internet e toda ação é registrada de forma imediata na nuvem, dando sempre a possibilidade de análises e ações instantâneas.

Além disso, outra boa característica do software é o cálculo automático de horas, adicionais e férias. Isso porque, é poupado dinheiro e tempo da equipe de gestores de RH, através de configurações para adição de informações simples e intuitivas.

Com isso, é possível criar regras de cálculo para horas extras, programar períodos de trabalho com adicional noturno, assim como dias de folga e feriados, além de poder abonar faltas quando preciso.

No QRPoint todo esse controle de dados e recursos ainda culmina no aplicativo do gestor, onde é possível consultar em tempo real todos esses dados, acompanhar o dashboard de absenteísmo do dia, além de monitorar as férias, os últimos registros de ponto da equipe, geolocalização e fotos.

Nele você pode ainda checar solicitações de abono, além de aceitar ou negar. Assim, o software já faz o registro na folha de ponto e de pagamento, em um simples passo.

O que você deve saber sobre a Legislação do Controle de Ponto?

A legislação sobre controle de ponto está sempre se atualizando. Veja a seguir as principais informações das quais você precisa para implantar o sistema de controle de ponto homologado:

O estabelecimento do controle da jornada de trabalho se inicia na Lei 7885/89, que diz no art. 41:

“Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho”.

Sendo essa vigência válida a todas as organizações a partir de 20 colaboradores.

E pelo celular? O controle de ponto é legalizado? 

A Portaria 373 do MTE possibilita sistemas alternativos de marcação de ponto nas empresas.  

 A legislação permite sim que o controle de ponto alternativo, contanto que siga as regras estabelecidas pela portaria 1510 e os seguintes pontos:

  • Identificação da empresa, incluindo nome e CNPJ;
  • Indicação do local em que o serviço foi prestado;
  • Número de fabricação do Registrador Eletrônico de Ponto;
  • Credenciais do colaborador como nome e número do PIS;
  • Data, hora e Número Sequencial do Registro (NSR).

Então não se esqueça…

Conte com a QRPoint!

Para dar início, nós fornecemos o registro rápido dos seus colaboradores no software de controle de ponto, reduzindo a dificuldade na hora de adotar o novo sistema.

Uma vez que tudo já estiver nos conformes, você vai poder aproveitar do app do gestor, um dos nossos maiores benefícios.

É através do aplicativo do gestor que você terá acesso a dashboards de indicadores, mostrando todos os colaboradores que estão dentro da organização trabalhando, além daqueles que estão de férias e muito mais!

Portanto, para garantir a estadia do colaborador dentro do local de trabalho, nós usamos os recursos de geolocalização para criar uma cerca digital que garante exatamente onde o ponto online ou o ponto offline está sendo registrado.

E pensando na segurança tanto do colaborador quanto do gestor, o controle de ponto é registrado através do reconhecimento biométrico do profissional. Nós também mantemos o banco de horas de todos os colaboradores, permitindo mudanças nele se necessário.

Entre em contato para tirar qualquer dúvida sobre o nosso sistema de controle de ponto com nossa equipe. Ficou interessado e quer os benefícios do QRPoint na sua empresa? Faça hoje mesmo um teste do controle de ponto gratuito e prove a facilidade de ter o cálculo de horas, adicionais e faltas feito automaticamente.

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