Controle de ponto no Excel: 5 motivos para parar de usar agora mesmo

Durante algum tempo, o controle de ponto no Excel foi o recurso mais utilizado pelos gestores para o controle de ponto. Saiba porque parar de usar.
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Fazer controle de ponto da jornada do colaborador é uma obrigação de todas as empresas com mais de 20 funcionários. A prática é essencial para que as organizações evitem prejuízos financeiros e problemas com a justiça.

O instrumento permite ao RH documentar os horários de entrada, saída e intervalos de cada colaborador, bem como computar horas extras, faltas, férias e atrasos. De maneira geral, a folha de ponto funciona como um “histórico” da vida profissional.

Cabe ao RH ou departamento pessoal registrar e armazenar esses dados por vários motivos. 

Dentre eles estão:

  • Cálculo da folha de pagamento;
  • Cálculo das horas extras ou banco de horas;
  • Aferição de adicional noturno;
  • Desconto de atrasos e faltas;
  • Disponibilidade para fiscalização do ministério do trabalho;
  • Serve como prova para possíveis ações trabalhistas.

Em resumo, o controle de ponto é essencial para que os colaboradores possam ser remunerados corretamente. Por isso as empresas devem escolher a melhor ferramenta para fazer essa gestão, pois o registro inadequado pode ocasionar risco judicial.

O risco do controle de ponto no Excel no controle de ponto

Durante algum tempo, o controle de ponto no Excel foi o recurso mais utilizado pelos gestores para o controle de ponto. No passado, era aceitável: com a tecnologia ainda engatinhando, não havia tantos mecanismos que facilitassem a vida do RH. Com o passar do tempo, novos programas e ferramentas automatizaram a atividade, aliviando as demandas da organização e dando mais confiança aos dados lançados no sistema.

Porém, ainda hoje, existem empresas que insistem em utilizar a planilha do Excel para controle do ponto dos colaboradores. Aliás, nada contra a ferramenta, que pode ser muito boa para outras funcionalidades. Mas confiar nela para lançar informações todos os meses de muitos funcionários não é uma boa ideia. 

Para te convencer que esse recurso não é o mais apropriado, vamos apresentar 5 motivos para parar de usar o Excel agora mesmo no controle de ponto:

Brecha para adulteração

O Excel é uma planilha eletrônica que permite a inserção de inúmeras fórmulas capazes de calcular as horas trabalhadas. Por mais que ela esteja protegida, para quem entende um pouco de tecnologia é fácil quebrar a senha e alterar os dados.

Acontece que a planilha eletrônica abre muita brecha para adulteração de dados, como erro na fórmula, lançamento errado ou até fraudes, como o fornecimento de senha para que um colaborador preencha o ponto para o outro, entre outros.

Lentidão 

Quem trabalha com o Excel sabe que, quanto mais dados o documento tem, mais pesada fica a planilha. Então, à medida em que vamos colocando informações, o acesso a ela pode ficar cada vez mais lento, causando dificuldade para processar fórmulas. Além disso, é mais fácil corromper ou acumular erros em uma planilha muito cheia. 

Além disso, uma falha de energia durante a inserção dos dados pode ser o suficiente para comprometer as últimas informações inseridas.

Exclusão do arquivo

Você sabe que a planilha foi salva naquela pasta do seu computador, mas, ao entrar no caminho digital que você faz todos os dias, ela simplesmente desapareceu. Isso ocorre porque ela pode ser facilmente excluída do seu diretório de arquivos e extraviada para outros fins.

Caso o RH não faça backups diários de toda a informação, os dados podem ser perdidos e nunca mais recuperados.

O controle de ponto no Excel não se comunica com a folha de pagamento

Fazer controle de ponto no Excel é trabalhar duas vezes. Isso porque, após consolidar a jornada de cada trabalhador na planilha eletrônica, é preciso fazer o registro no sistema de folha de pagamento, que também é manual.

As chances de erro no momento da digitação dos dados são enormes, pois o trabalho é cansativo, detalhista e demorado, podendo tanto prejudicar quanto favorecer deslealmente o colaborador ou a empresa.

Falha na fórmula

Todo trabalho manual é passível de erro, ainda mais quando se trata de inserção de fórmulas em um documento digital. Uma vírgula fora do lugar já é motivo o suficiente para contabilizar falhas no controle de ponto, gerando resultados irreais.

Dessa maneira, os cálculos financeiros atrelados à planilha podem vir equivocados, pagando ao funcionário a mais ou a menos – o que gera desconfiança e possíveis processos trabalhistas.

Como para de usar controle de ponto no Excel?

Se sua empresa ainda faz controle de ponto no Excel e acha que as outras soluções são custosas e difíceis de manipular, a QRPoint vai te ajudar a resolver esse problema. 

A solução é muito simples: basta automatizar o seu sistema com o controle de ponto online. Esse é um recurso totalmente digital que vai aposentar os relógios e cartões de ponto físicos. Para isso, você só precisa ter um aplicativo, como o oferecido pela QRPoint, disponível no celular e computador de cada colaborador.

Essa tecnologia permite que o funcionário marque o seu ponto digitalmente, de onde estiver. Ou seja, ele pode estar trabalhando em home office ou visitando um cliente que a jornada é registrada corretamente, do mesmo jeito.

Mas o que o RH ganha com isso?  Muitos benefícios, a começar pela eficiência do controle de ponto.  Com o aplicativo, tudo é computado automaticamente pelo sistema, gerando relatórios diários ou no momento que você quiser.

O ponto online gera mais dinamismo aos registros, poupando dinheiro e recursos operacionais da empresa, já que todas as variáveis são calculadas automaticamente.

Por ter configurações intuitivas e fáceis de manipular, o aplicativo fornecido pela QRPoint cria cálculo para horas extras, programa período de férias, adicional noturno, folgas e abona atrasos e faltas, quando for o caso. Tudo isso, claro, sem estresse da equipe do RH – o que diminui consideravelmente a chance de erros. Ficou interessado? Entre em contato com a QRPoint! Teremos prazer em explicar o funcionamento do nosso sistema!

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