Controle de Ponto Digital: confira tudo o que você precisa saber!

As ferramentas disponíveis atendem às leis trabalhistas, estabelecendo uma relação transparente entre o funcionário e seu empregador.
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Em primeiro lugar, para atender à legislação brasileira, que exige o gerenciamento da jornada de trabalho dos colaboradores, uma empresa com equipe formada por mais de 20 funcionários pode optar entre diferentes tipos de controle de ponto, como por exemplo, o controle de ponto digital. O que não pode ocorrer, de forma alguma, é ficar sem mecanismos para fazer esse controle.

Além disso, as ferramentas disponíveis atendem às leis trabalhistas, estabelecendo uma relação transparente entre o funcionário e seu empregador. No entanto, hoje nós vamos dar um foco maior ao controle de ponto digital que, atualmente, possui funcionalidades que podem ser essenciais para a sua empresa. 

A parte isso, continuando a leitura, você também conhecerá todos os tipos de controle de ponto e o que os difere do controle de ponto digital. Vamos lá? 

O que é o Controle de Ponto Digital?

Antes de mais nada, o controle de ponto digital também pode ser conhecido como controle de ponto alternativo, visto que ele pode ser um controle de ponto feito por aplicativo, com ou sem a biometria. 

No entanto, como qualquer outro controle de ponto, o sistema de controle de ponto digital possui alguns objetivos, porém, são feitos com mais segurança e qualidade, veja quais são:

  • Facilitar a organização das escalas de trabalho
  • Fazer a avaliação da realização e a frequência de horas extras;
  • Realizar o gerenciamento do banco de horas de forma simplificada;
  • Garantir que a folha de pagamento seja fechada corretamente. 

Mas, você precisa entender qual é a diferença entre os tipos de controle de ponto e porque os outros se diferem do controle de ponto digital. 

O que difere os tipos de controle de ponto ao sistema de Controle de Ponto Digital? 

Controle de Ponto Manual ou Livro de Ponto

A princípio, o livro de ponto é muito utilizado por pequenas e médias empresas. O método é barato e pode ser aplicado em organizações em que os colaboradores trabalham por hora.

Entretanto, nele é anotada toda a jornada do trabalhador, incluindo horários de entrada, saída e pausa para almoço. Os dados são confirmados a partir da assinatura do funcionário ao lado da tabela de horários.

No entanto, embora esse recurso seja barato e tenha aplicação legal, ele é suscetível a falhas. Afinal, requer o preenchimento manual da hora exata de início e encerramento da jornada, exigindo tempo e atenção para evitar rasuras, modificações e informações inconsistentes.

Ademais, outro problema desse mecanismo tem a ver com a demora na gestão do controle de ponto. Com ele, o RH tende a gastar mais tempo e, dependendo da complexidade da letra de alguém, ter mais dificuldade para fazer o somatório das horas e fechar a folha de pagamento.

Além disso, outro aspecto que deve ser considerado nesse quesito é a guarda do livro ponto. Se a empresa tem 10 funcionários, ainda é possível gerenciar o arquivamento. Mas, se a organização possuir mais de 100 colaboradores, controlar e dar destinação adequada para centenas (e até milhares) de livros se torna uma atividade impráticável em curtos espaços de tempo.

Controle de Ponto Mecânico

À primeira vista, o controle mecânico ou cartográfico faz a marcação da jornada de trabalho através da impressão do horário de entrada e saída do colaborador em um cartão de cartolina.

De fato, a solução é simples e de baixo custo, cerca de 380 reais o aparelho, e faz um controle da hora exata da jornada, permitindo levar ao setor de RH informações mais precisas de cada funcionário.

Outra vantagem dessa ferramenta é que, como o horário é pré-definido e fixo no sistema, torna-se mais difícil falsificar ou modificar os registros.

Contudo, por não ter uma infraestrutura tecnológica, o relógio de ponto exige um esforço parecido ao livro de ponto. Isso significa que o responsável por sua gestão deve somar as horas e calcular os atrasos e faltas para a liberação da folha de pagamento.

Então, ele é mais recomendado para empresas de pequeno porte ou que não possam investir em um sistema mais avançado. Além disso, dependendo do número de funcionários, a organização pode ter que comprar duas ou mais máquinas para facilitar o acesso do empregado, elevando os gastos com o aparelho e manutenção das fichas de ponto.

Ademais, esse controle de ponto é muito falho para quem precisa de uma segurança jurídica, sendo incapaz de fornecer o suporte necessário. 

Controle de Ponto por Planilha

De fato, com o avanço tecnológico, foi possível evoluir um pouco a forma de controlar a jornada dos colaboradores, não é verdade? Dessa forma, surgiu uma maneira simples de fazer o controle de ponto por uma planilha no Excel. 

No entanto, o controle de ponto no excel não é tão seguro e pode ser até comparado com o controle de ponto mecânico. Afinal, ele pode gerar muitas fraudes. 

Nesse sentido, não dá para proibir as pessoas de manusearem e alterarem os dados da planilha do Excel e, mesmo que o Excel aponte qual foi a última data de alteração ou por qual máquina, é quase impossível descobrir quem violou as regras. 

Ou seja, isso torna as planilhas completamente inseguras para todos os colaboradores. 

Controle de Ponto Eletrônico

Em resumo, o Registrador de Ponto Eletrônico também conhecido como REP vem como uma evolução no registro da jornada de trabalho. Afinal, ele utiliza a biometria do funcionário para marcar sua presença ou ausência na empresa, oferecendo muito mais precisão e facilidade para o cálculo da folha de pagamento.

Todo o registro do colaborador é armazenado na memória de um software que pode ser acessado a qualquer momento pelo RH. O resultado é mais segurança nas informações e agilidade no fechamento do ponto. Além disso, o REP é regulamentado pela Portaria 1510.

No entanto, não é só pela biometria que o controle de ponto eletrônico pode ser “batido”, mas também por um crachá fornecido pela própria empresa. Com isso, após a identificação do colaborador, o REP fornece um comprovante de horas. 

Controle de Ponto Digital ou Alternativo

E se você achou que o avanço tecnológico parou no REP, você está muito enganado! Pois é, para modernizar a sua empresa a Portaria 373 foi criada justamente para garantir a legibilidade do controle de ponto digital. 

No entanto, uma nova portaria foi publicada pelo Diário Oficial da União, no dia 8 de novembro de 2021, chamada Portaria 671, que junto ao Decreto 10.854, criado na mesma data, trouxeram mudanças à legislação trabalhista, inclusive, para aos Sistemas Eletrônicos de Registros da Jornada de Trabalho. 

Nesse sentido, os registros eletrônicos permanecem válidos, no entanto, revoga a Portaria 373. Antes, a Portaria 373 regulamentava o REP-A (Registro Eletrônico de Ponto Alternativo). 

Mas, a partir desta nova portaria, tanto o uso de sistema eletrônico quanto o de sistemas alternativos podem ser utilizados, por convenção ou acordo coletivo. Com isso, a Portaria 671, definiu três tipos de registro eletrônico. Veja quais são:

REP-P - Registrador Eletrônico de Ponto por Programa

Primeiramente, o REP-P é uma nova divisão dentro dos controles de ponto eletrônicos. Basicamente, ele foi feito especialmente para tratar de softwares que, em outras palavras, são programas ou plataformas de ponto que funcionam tanto por programas de tratamentos de ponto quanto por coletores de marcações. 

Segundo a Legislação, o REP-P deve ser certificado no programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial. Nesse caso, ele pode ser executado em ambientes de nuvens ou servidores. 

Além disso, o REP-P precisa emitir o comprovante de registro de jornada dos colaboradores, tanto em PDF como impresso e também o AFD, também conhecido como Arquivo de Fonte de Dados. 

REP-A - Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo

A princípio, o REP-A é o oposto do registrador anterior, afinal, as informações desse tipo de registo de ponto precisam ser guardadas fielmente. Nesse sentido, não é possível solicitar o ajuste das marcações de ponto e muito menos fazer alterações. 

Então, o REP-A, é basicamente a regulamentação do Controle de Ponto Digital. Além de tudo, ele precisa também do AFD e, se for solicitado pelo auditor, é necessário obter uma assinatura eletrônica, utilizada por um certificado digital válido. 

REP-C - Registrador Eletrônico de Ponto Convencional

Por fim, temos o registrador de ponto tradicional, que é conhecido como relógio de ponto. 

Além disso, todas as empresas que possuem plataformas e sistemas de tratamento de ponto possuem um prazo de um ano para atenderem as exigências e estarem de acordo com a Portaria 671. Aliás, contando da data da publicação até a mesma data do ano de 2022. 

Como funciona o Controle de Ponto Digital? 

Sobretudo, nós já demos um breve resumo do que é um controle de ponto digital e como ele funciona, mas, fica aqui que vamos te apresentar de uma forma mais clara e objetiva. 

Basicamente, o sistema de controle de ponto digital funciona como um ponto eletrônico, porém, de uma forma um pouco mais simples e segura. Afinal, ele é armazenado em nuvem e pode ser utilizado por um dispositivo móvel. 

Uma das vantagens que vamos falar mais pra frente, é sobre o controle de ponto digital reduzir os custos da empresa. Isso mesmo! Bem como, reduz os custos com equipamentos. 

Então, um controle de ponto digital, assim como o da QRPOINT, por exemplo, possui diversas funcionalidades que podem atender todas as necessidades da sua empresa e tudo dentro da lei. 

Quais são as características do Controle de Ponto Digital?

Juntamente com as definições de funcionamento acima, vamos aprofundar um pouco mais falando sobre as características do controle de ponto digital. Entenda!

Controle de Ponto Biométrico

De fato, nem todos os tipos de controle de ponto digital contam com biometria, mas, é muito comum. No caso, o controle de ponto biométrico pode funcionar utilizando as digitais dos colaboradores ou pode ser feito com biometria facial. 

No entanto, seja como for, essa solução é a mais confiável de todas, afinal, são características únicas de cada indivíduo, ou seja, impossível de fraudar. 

Além disso, o controle de ponto digital com biometria não precisa de crachás ou cartões, o que evita o esquecimento desses auxiliares em casa. 

Controle de Ponto pela Web

De fato, um software de controle de ponto feito na web é bem interessante, pois o funcionário só precisa de uma conexão com a internet. Além disso, em alguns casos, os softwares permitem que o ponto seja registrado de forma offline. 

Outro fator importante é que, o controle de ponto digital pela Web, permite que todas as informações e dados de marcações sejam feitos em tempo real no sistema.

Aplicativos de Controle de Ponto Digital 

Pois bem, esse é simples né? O momento que estamos vivendo é da era digital e quantos aplicativos você não instala em seu celular, não é verdade? Então, para utilizar o controle de ponto digital no seu dispositivo móvel, basta baixar o aplicativo de controle de ponto. 

No entanto, em relação às empresas, é importante ter um dispositivo que fique na empresa. 

Geolocalização

Por fim, um fator muito importante chamado Geolocalização é capaz de dar mais segurança e confiabilidade para o controle de ponto digital. Então, isso significa que ao baixar o aplicativo, o dispositivo coleta dados do GPS. 

Ou seja, o gestor ou líder sempre saberá a localização do seu funcionário externo. Dessa forma, os líderes podem verificar onde as marcações estão sendo feitas, de forma transparente, evitando que esse fator interfere no clima organizacional

Quais são as vantagens de um Controle de Ponto Digital? 

De fato, pudemos observar que os relógios de ponto eletrônicos também são muito seguros comparados ao controle de ponto digital, você não acha?

Por isso, hoje nós vamos te mostrar de forma simples o porquê você deve considerar substituir uma solução segura, por uma ainda melhor e mais confiável. 

Inovação a um bom custo-benefício:

Atualmente, o mercado é muito exigente e não é só com um simples “essa solução é mais eficiente”, que você conquistará o gestor para modernizar a empresa dele. 

Por isso, como você já entende, o controle de ponto digital ou alternativo é muito mais prático do que qualquer outro existente. Além de tudo, também sabe que ele é inovador a ponto de os registros serem feitos externamente e por um dispositivo móvel.

Então, o que você precisa saber de fato é que, os sistemas de controle de ponto digital possuem uma inovação nos custos que cabem no orçamento da sua empresa. Afinal, você não precisará comprar equipamentos e muito menos renovar bobinas. 

Ademais, você não precisa nem se preocupar com manutenções preventivas e corretivas. E mais, se a sua empresa já tiver os dispositivos, você só precisa contratar um software de controle de ponto

Tecnologia fácil de ser utilizada:

Ah, agora você vai me dizer que a faixa-etária da sua empresa não permite que os controles de ponto alternativos sejam aceitos, certo? Errado! Afinal, tudo foi pensado para todos. 

Com isso, a tecnologia do controle de ponto digital foi feita com interfaces simples e fáceis de serem utilizadas por todas as pessoas, até mesmo com quem não teve nenhum contato com dispositivos móveis. 

Além disso, você pode fazer um onboarding de treinamentos com todos os funcionários, explicando de forma ainda mais simples sobre como funciona o software. 

Suporte ao Cliente:

Em primeiro lugar, é óbvio que toda tecnologia precisa ter um suporte eficiente e, pensando nisso, o controle de ponto digital também pode ter um bom suporte. Por exemplo, aqui na QRPOINT, você pode entrar em contato não só por redes sociais, mas também por canais offline, como por e-mail. 

Dessa forma, cada cliente busca o melhor caminho para si e todas as soluções podem ser resolvidas de forma mais prática e rápida. 

Registro de Ponto Versátil:

A princípio, o controle de ponto digital permite que os registros sejam feitos por tablets, celulares, computadores ou qualquer dispositivo móvel conectados à internet.

Logo, o controle de ponto digital pode ser avaliado como versátil e prático. Além disso, a tecnologia faz com que fique quase impossível de um colaborador esquecer de marcar o seu ponto. 

Redução dos Riscos de Fraudes: 

De fato, essa é uma realidade. O controle de ponto digital é muito seguro, afinal, ele não permite alterações nos registros de ponto. Além de tudo, para garantir a confiabilidade do sistema, o controle de ponto digital permite que a marcação seja feita com a biometria ou registro facial dos colaboradores. 

Armazenamento em Nuvem:

Antigamente, você lembra como eram arquivados os registros de ponto? Pois bem, por papéis! No caso, os papéis, mesmo com seu arquivo mais seguro, podem ser rasgados, perdidos ou acontecer qualquer coisa, ou seja, deixa de ser seguro. 

Por isso, o armazenamento em nuvem é uma vantagem essencial para garantir que o controle de ponto digital seja 100% confiável, afinal, além de ocupar menos espaços na empresa, são bem mais práticos e as informações são armazenadas em tempo real.

Além de todas essas vantagens, ainda possuem muitas outras, como a redução de custos, a facilidade para gestar as pessoas, a mobilidade, entre outros recursos. 

Como fazer a implementação do Controle de Ponto Digital?

De fato, existem algumas orientações a serem seguidas para que o seu controle de ponto digital seja implementado com sucesso na sua empresa. Primeiramente, é importante definir qual controle de ponto alternativo você quer para a sua empresa. Logo depois, siga os passos abaixo:

  • Defina quais são os dispositivos utilizados para o controle de ponto digital;
  • Faça o cadastro dos colaboradores no sistema de controle de ponto alternativo;
  • Ofereça um onboarding sobre o sistema de controle de ponto online, ou seja, faça um treinamento com os colaboradores;
  • Defina quais são os gestores que ficarão responsáveis por esse controle;
  • Deixe claro a importância do controle de ponto para os seus funcionários;
  • Acompanhe o registro de ponto dos seus colaboradores. 

Como escolher a melhor solução de Controle de Ponto Digital? 

Pois bem, para te ajudar na sua escolha, falaremos sobre as características principais para você tomar a sua decisão. Vamos lá? 

  • O seu sistema precisa atender às regras e orientações do MTE para soluções alternativas de controle de ponto;
  • A empresa que você escolher, precisa caber no orçamento da sua empresa;
  • A empresa escolhida precisa ter uma solução de onboarding e um bom serviço de suporte ao cliente;
  • O software escolhido precisa ter geolocalização;
  • A tecnologia precisa ser compatível com os sistemas operacionais;
  • A solução precisa permitir a integração com outros softwares da sua empresa;
  • O sistema precisa oferecer relatórios automatizados;

Por fim, avalie todos os fatores e veja se a empresa escolhida como a melhor, atende todas as necessidades da sua organização. 

Ainda está com dúvida? Veja só como funciona a QRPOINT!

Como o QRPOINT pode contribuir para a sua empresa?

A QRPOINT chegou para garantir que sua empresa siga todas as normas da legislação, e para isso acontecer é necessário um sistema de controle de ponto com muita qualidade!

Dessa forma, garantimos que a equipe de RH da sua empresa trabalhará primordialmente na gestão de pessoas, pois cuidar do bem estar dos seus colaboradores faz toda diferença no desenvolvimento e produtividade da rotina de trabalho.

Isso só é possível porque a QR Point cuida de todos os processos para você, oferecendo diversas vantagens aos seus colaboradores, como a possibilidade do controle de ponto online. Além disso, garantimos que tudo aconteça dentro do que a lei estabelece.  

No entanto, somos um software de controle de ponto online que além de permitir o registro de ponto em qualquer localização, também colaboramos para que a sua empresa cumpra todas as responsabilidades trabalhistas. 

É possível que em nosso sistema de controle de ponto sejam lançadas as informações sobre faltas, saldos negativos de horas trabalhadas, e até mesmo as horas extras de seus funcionários.

Ademais, você pode evitar que possíveis falhas humanas aconteçam no RH da sua empresa contratando os serviços de controle de ponto da QR Point. Além de permitir que a gestão de pessoas do seu empreendimento cuide mais dos seus colaboradores.

Sendo assim, contrate a QR Point como o sistema de controle de ponto online da sua empresa, e garanta a automatização dos processos com a melhor tecnologia de registro de ponto a cada atualização!

Como a QR Point funciona?

Para dar início, nós fornecemos o registro rápido dos seus colaboradores no software de controle de ponto, reduzindo a dificuldade na hora de adotar o novo sistema.

Uma vez que tudo já estiver nos conformes, você vai poder aproveitar do app do gestor, um dos nossos maiores benefícios.

É através do aplicativo do gestor que você terá acesso a dashboards de indicadores, mostrando todos os colaboradores que estão dentro da organização trabalhando, além daqueles que estão de férias e muito mais!

Portanto, para garantir a estadia do colaborador dentro do local de trabalho, nós usamos os recursos de geolocalização para criar uma cerca digital que garante exatamente onde o ponto online ou o ponto offline está sendo registrado.

E pensando na segurança tanto do colaborador quanto do gestor, o controle de ponto é registrado através do reconhecimento biométrico do profissional. Nós também mantemos o banco de horas de todos os colaboradores, permitindo mudanças nele se necessário.

Entre em contato para tirar qualquer dúvida sobre o nosso sistema de controle de ponto com nossa equipe. Ficou interessado e quer os benefícios do QR Point na sua empresa? Faça hoje mesmo um teste do controle de ponto gratuito e prove a facilidade de ter o cálculo de horas, adicionais e faltas feito automaticamente.

Não vai perder a oportunidade de automatizar a sua empresa com o melhor software de controle de ponto online, né? Saiba mais sobre o nosso controle de ponto em nosso site!

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O que tá esperando? Comece a usar agora mesmo!