Caged: descubra todas as mudanças de 2021!

Saiba o que é, para que serve, como funciona, quais são os tipos, como fazer e tire todas as suas principais dúvidas sobre o Caged.
Tempo estimado de leitura: 11 minutos

Você com certeza já viu em sites de notícias ou ouviu falar em jornais sobre a porcentagem de desemprego em nosso país, não é verdade? Mas você sabe quantas pessoas estão trabalhando de carteira assinada atualmente? Pois bem, quando vemos nos jornais esse tipo de notícias , nos perguntamos: como é possível coletar esses dados com tanta precisão? Então, existem diversas formas e uma das principais é pelo Caged. 

Agora, você deve estar estranhando ver esse nome por aqui, mas aos poucos você vai conseguir entender o que significa Caged e porque possui tanta importância. No entanto, ele é basicamente um sistema do governo que reúne informações de admissões e demissões feitas pelas organizações e mantê-lo atualizado é muito relevante para os empregadores, inclusive, para o setor de recursos humanos

Geralmente, os trabalhadores da área de recursos humanos conhecem ou pelo menos já ouviram falar sobre o Caged. Por isso, nós vamos contextualizar esta sigla para você. 

Portanto, se você quer saber mais sobre o Caged, continue a leitura deste artigo! 

Podemos começar? Vem com a gente!

Caged
Caged

O que é Caged?

Antes de tudo, a sigla Caged significa “Cadastro Geral de Empregados e Desempregados”. Como dissemos anteriormente, o Caged é um sistema do governo que coleta todas as informações de demissões e admissões que são feitas nas empresas. No entanto, o Caged só reúne dados de colaboradores demitidos e admitidos que possuem carteira assinada, ou seja, trabalhadores formais. 

Outro fator a ser considerado é que o Caged foi instituído pela lei L4923, de 23 de dezembro de 1965. Após a lei ter sido sancionada, as empresas passaram a ser obrigadas a fornecerem as informações de demissões e admissões de colaboradores que estão no regime CLT

Além disso, o Caged se tornou uma das principais ferramentas para o governo tomar certas decisões no mercado de trabalho. 

Qual é o objetivo do Caged?

A princípio, quando os dados são cadastrados no Caged, é possível saber como está a empregabilidade no Brasil. No entanto, esse sistema também serve como uma base de estudos para as ações que o governo precisa tomar. E claro, isso acontece pois quando existem mais pessoas desempregadas, o governo precisa tomar medidas estratégicas para estruturar a situação da melhor forma possível. 

Para que você entenda melhor, vamos te dar um exemplo mais recente. No começo da pandemia, milhões de pessoas ficaram desempregadas, devido ao coronavírus e isso impactou muito para a economia do país. Segundo a Agência do Brasil, felizmente, no início de 2021, 309 mil postos de trabalho foram abertos e os resultados foram positivos, pois geraram 1.536.717 empregos. 

Mas, para que a situação se invertesse, o Governo Federal precisou elaborar estratégias. Por isso, se não fossem os dados coletados pelo Caged, talvez o governo não tivesse o controle da situação, tornando o cenário econômico do país ainda mais grave. 

Por fim, não podemos esquecer que todas essas informações só são possíveis, pelas empresas que cadastram os colaboradores no sistema. Viu só como é importante?

Antes de continuar, vamos contextualizar?

Qual é a relação entre o Caged e o eSocial?

Em primeiro lugar, em 14 de outubro de 2019, foi criada a Portaria n° 1.127 e, a partir da competência de janeiro, o envio do Caged passa a ser realizado pelo eSocial. Para fazer o envio, algumas informações são necessárias, veja quais são:

  • A data que o funcionário foi admitido e o CPF do colaborador. Lembrando que é necessário enviar até um dia anterior a data de início do contrato do empregado. 

  • Colocar qual é o valor do salário do funcionário. Válido ressaltar que é preciso informar até o dia 15 do mês após a data de início do contrato.

  • A data e o motivo pelo qual o funcionário foi demitido. Além disso, é permitido entregar essa informação até 10 dias após o término do contrato. Ademais, existem outras hipóteses previstas na legislação I, I-A, II, IX e X do art. 20 da Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990. Mas, para esses casos em específico o prazo é de até 15 dias após o término do vínculo empregatício.

  • Informar qual foi o último salário do trabalhador. Neste caso, esse dado precisa ser informado até o dia 15 do mês após a alteração do salário.

  • Colocar a transferência de entrada e transferência de saída. Neste cenário, o dado é até o dia 15 do mês subsequente da transferência.

  • Por fim, para a reintegração do colaborador é necessário enviar até o dia 15 do mês após a data da reintegração. 

Agora, já é possível compreender que existem prazos mensais e diários, não é verdade? 

Caged x RAIS e DIRF: qual é a diferença?

Você sabia que além do Caged, existem várias outras obrigações trabalhistas? Pois é! Por isso, o setor de recursos humanos e departamento pessoal precisam estar atualizados sobre todas as alterações que são realizadas nestes sistemas. 

No entanto, é muito comum que as pessoas ainda confundem esses termos e, por isso, hoje nós vamos explicar cada um deles. Vamos lá?

Caged x Raiz

Antes de tudo, o Caged e RAIS são muito parecidos, porém, existem as suas diferenças. No caso, para enviar o Caged as informações precisam ser fornecidas apenas em casos de demissões, admissões ou transferências dos funcionários. 

Por outro lado, a RAIS, também conhecida como Relação Anual de Informações Sociais, é um pouco mais completa. Isso significa que a mesma precisa ser enviada até mesmo para funcionários que não são registrados. 

Caged x DIRF

Antecipadamente, diferente dos termos anteriores, que são Caged e RAIS, a DIRF, também chamada de Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte é uma obrigação tributária. O que isso significa? Pois então, existem algumas informações que são fornecidas pelas empresas através dessa declaração, como essas abaixo:

  • os rendimentos pagos de todas as pessoas que residem no Brasil;
  • o valor do imposto que foi retido na fonte e que possui relação com a renda e contribuições de rendimentos pagos ou creditados aos beneficiários;
  • qualquer movimentação, como por exemplo, pagamento, emprego, remessa realizado por pessoa física que reside fora do país;
  • além de, claro, pagamento de planos de saúde.

Afinal, como funciona em caso de transmissão ao Caged?

Agora que já contextualizamos um pouco sobre a diferença das obrigações em relação ao Caged, podemos continuar falando sobre o funcionamento do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. 

Como já dissemos, o Caged, segundo a legislação, pode ser substituído pelo eSocial, certo? Sim! No entanto, atualmente, as empresas não são obrigadas a se integrarem ao eSocial. Então, como prosseguir? 

De fato, o envio ao Caged precisa acontecer de qualquer forma. Para isso, é necessário utilizar o próprio sistema Caged, disponibilizado pelo governo e, dessa forma, o Caged será enviado ao MTE. Confira como fazer o envio:

  • Em primeiro lugar, entre no Portal Caged. Após isso, dentre todas as opções de menu, clique em “Transmitir Caged”.

  • Outra forma de fazer a transmissão é pelo aplicativo ACI ou Caged Net. Neste caso, é necessário baixar os aplicativos por meio do MTE. 

Mas o que é Aci?

Para que você entenda melhor, ACI, significa “Aplicativo do Caged Informatizado”, geralmente, utilizado pelas organizações que não possuem folha de pagamentos. Isso porque, o ACI faz o registro no Caged automaticamente.

E como funciona o Caged Net? 

Nesse sentido, o Caged Net funciona como um complemento para o ACI. Afinal, ele consegue recolher a declaração apenas por meio do ACI ou de sistemas de folhas de pagamento. 

Além disso, para conseguir fazer a emissão da declaração, é preciso acessar o Formulário Eletrônico Caged e dar um clique na opção “Formulário Eletrônico”. 

Ademais, é importante ressaltar que essa opção de formulário, só é indicada para empresas que fazem mais de 36 movimentações em um mês. Isso porque, essa opção não aparece no Portal Caged e por isso, é necessário clicar no link acima. 

Como fazer a transmissão dos dados ao Caged?

Antes de mais nada, é preciso lembrar que para fazer o envio do Caged ao MTE, é necessário baixar o aplicativo ACI ou fazer por um sistema de folha de pagamento. No entanto, quando os dados solicitados forem informados, é fundamental que você salve o arquivo no computador. Afinal, essa é a forma mais fácil e simples de enviar o Caged.

Entretanto, se você fizer o procedimento pelo Portal Caged, é necessário clicar em “Analisar Caged” e, após isso, selecionar a opção “Analisar Declaração” ou “Analisar Declaração com Certificado”.

Em conseguinte, na página terá uma opção chamada “escolher arquivo” e, por ela, você poderá selecionar o arquivo que salvou. Após o carregamento, clique em “analisar”. 

Além disso, você também receberá um comprovante de envio e, para acessá-lo, siga esses passos abaixo:

  • Entre no Portal Caged;
  • Clique em “Recibo Caged”;
  • Após isso, caso seja CNPJ, clique em “Autorizado”;
  • Mas, se for CEI, clique em “Estabelecimento”;
  • Em conseguinte, é necessário digitar o “Identificador”;
  • Em seguida, coloque a “Competência do Recibo”;
  • Selecione a opção “Recuperar”.
  • Por fim, preencha os dados necessários que são: CPF e nome do responsável. 

Além disso, é muito importante que você faça a análise correta da transmissão ao Caged. Isso porque, qualquer detalhe, pode ser um problema ao cadastrar o colaborador. 

Para isso, é importante entrar no ACI ou no Portal Caged. O procedimento é o mesmo falado anteriormente:

Entre no Portal Caged. Em seguida, “Analisar Caged” e, após isso, selecionar a opção “Analisar Declaração” ou “Analisar Declaração com Certificado”. Lembrando que, a segunda opção é apenas se a sua empresa tiver um certificado digital. Por fim, coloque o arquivo e espere carregar. 

  • Se aparecer ERRO, sua opção deve ser revisada, não pode ser gravada. 
  • Se aparecer “AVISO”, pode ser gravada, mas precisa de ajustes. 

Quais são os tipos de movimentações? 

A princípio, existem 2 tipos de movimentações, que são: admissão e demissão. Saiba como funciona cada uma delas:

Admissão

Neste caso, é quando a empresa admite um funcionário, ou seja, cria um vínculo empregatício com o indivíduo. Neste caso, a empresa deverá informar os seguintes dados:

  • Data da admissão;
  • Quantas horas de trabalho foram acordadas;
  • Salário contratual;
  • CBO.

Para saber como pesquisar o número do CBO, você poderá acessar o nosso artigo completo sobre o mesmo. Isso porque, nosso conteúdo está com informações completas e você ainda fica sabendo tudo sobre o CBO com mais detalhes. 

Demissão

Neste caso, é quando a empresa desvincula o empregado da mesma. Isso significa que o funcionário é desligado ou dispensado de suas atividades. Em relação aos documentos, são os mesmos! No entanto, é necessário acrescentar apenas uma informação, entenda:

  • Data da admissão;
  • Quantas horas de trabalho foram acordadas;
  • Salário contratual;
  • CBO;
  • Data de demissão. 

Transferência

Deste modo, é quando o colaborador é transferido de uma empresa para outra. Mas como funciona? Pois então, para transmitir esse tipo de informação é necessário informar a alteração de salário, mudança de cargo, data de saída de um emprego e a mesma data para começar a trabalhar no atual. 

Lembre-se, não se trata de uma demissão para ter a admissão na nova empresa, trata-se literalmente de uma transferência de empresa.

Quais são todas as informações que devem conter no Caged? 

Antes de mais nada, se você precisa enviar o Caged, saiba que as informações precisam estar muito bem informadas, ou seja, de forma correta. Por isso, nós vamos ajudar você, veja agora todas as informações importantes para fazer o cadastro:

  • Identificar a instituição empregadora;
  • Colocar todos os dados do funcionário;
  • Informar qual é o tipo de movimentação. 

No entanto, nós já sabemos quais são os tipos de movimentações, não é verdade? Então, fique com as explicações sobre a instituição empregadora e os dados solicitados dos funcionários.

Identificando a instituição empregadora: 

  • CNPJ;
  • CNAE;
  • endereço;
  • informações de Contato.

Dados dos colaboradores:

  • nome completo;
  • PIS ou Programa de Integração Social;
  • número da carteira de trabalho;
  • data de Nascimento;
  • CPF;
  • estado;
  • sexo;
  • grau de escolaridade;
  • CEP da residência;
  • CBO ou Classificação Brasileira de Ocupações (número referente ao cargo ocupado pelo profissional e que pode ser consultado por meio do próprio Portal do CAGED).

Quem deve e não deve declarar Caged?

Será que existe alguma possibilidade de a sua empresa não enviar as informações ao Caged? A resposta é Não! Ao menos que você esteja disposto a passar por mais burocracias ou a pagar multas, mas esse não é o caso, né?

No início, falamos sobre a obrigatoriedade das empresas que fazem movimentação de empregados celetistas informarem os dados do Caged. 

No entanto, alguns funcionários realmente não precisam fazer a sua declaração ao Caged. Veja quais são:

Quem não deve declarar o Caged?

  • trabalhador, eventual, autônomo ou avulso;
  • diretores ou sócios que não possuem vínculo empregatício;
  • servidores público com vínculo direto ou indireto com três esferas do governo (municipal, estadual ou federal);
  • dirigentes sindicais;
  • servidor ocupante de cargo eletivo, quando não optam pelo pagamento de vencimentos por parte do órgão de origem;
  • estagiários;
  • trabalhador doméstico;
  • cooperados;
  • trabalhador temporário contratado para atender a uma demanda excepcional interesse público, nos termos da Lei nº 8.745/1993.

Quem deve declarar o Caged? 

  • empregados contratados por pessoas físicas ou jurídicas sob regime da CLT. A regra se aplica independentemente do tipo de contrato (por prazo determinado, indeterminado, contrato de experiência ou de trabalho intermitente);
  • trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado;
  • trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural;
  • menor ou jovem aprendiz;
  • trabalhadores temporários (opcional).

O que mudou no Caged 2021?

Antecipadamente, em 2017 foi aprovada a nova Reforma Trabalhista, de acordo com a Lei n° 13.467. Pois bem, entre as alterações feitas pela previdência, algumas são referente as orientações ao Caged. 

No entanto, entre as orientações para as novas regras do Caged, foram incluídas 3 possibilidades, que são: trabalho intermitente, teletrabalho e trabalho parcial. Outro ponto a ser lembrado, é que a reforma trabalhista regulamentou a demissão por acordo

A partir deste ponto, o Caged também sofreu alterações e, agora, apresenta a opção de desligamento do colaborador por acordo. Entretanto, em 2021 tiveram algumas mudanças, visando simplificar o envio das declarações. 

Portanto, a principal mudança foi que o Caged, como já falamos anteriormente, pode ser substituído pelo eSocial. 

Dúvidas Frequentes

Como funciona o Caged de Acerto? 

Nesse sentido, é quando uma pessoa faz o cadastro e percebe dentro do prazo que colocou uma informação errada. Neste caso, o indivíduo poderá ajustar as informações de forma correta. 

Então, é possível entrar no aplicativo ACI ou pelo Portal Caged e fazer as devidas alterações por lá, na opção “Converter para Acerto”. Logo, você terá que abrir a folha gerada para fazer a correção e atualização da competência do mês atual. 

A minha empresa precisa de um certificado digital? 

No caso, empresas com mais de dez funcionários precisam ter um certificado digital para fazer a declaração no Caged. No entanto, muitas pessoas não sabem, mas o e-CNPJ e o e-PJ são documentos eletrônicos, ou seja, funcionam como uma identificação virtual. 

Portanto, eles servem como uma documentação para a empresa para atos que aconteçam no mundo digital. Além disso, para conseguir um certificado digital, é só acessar o próprio site do Caged.

Ademais, apesar de não ser obrigatório, as empresas com menos de 10 funcionários podem fazer o certificado digital. 

Como ter acesso ao Extrato de Movimentação?

Após o envio do Caged, a empresa pode consultar o extrato da movimentação. Neste caso, é necessário entrar no Portal Caged e entrar todo dia 20 de cada mês para ter acesso a esse extrato. 

Além disso, a forma para pegar o extrato é como a do recibo, porém, você clicará em “Extrato Caged”. 

Como proceder com o Caged em atraso?

Você sabe quais são os problemas que podem ser acarretados pelo não envio do Caged? Pois bem, como falamos, o Caged é uma obrigação trabalhista, certo? Pois é! Desta forma, segundo ao Art. 10 da Lei 4923/65, diz que o atraso pode acarretar em multas, além de determinar que:

“Institui o Cadastro Permanente das Admissões e Dispensas de Empregados, Estabelece Medidas Contra o Desemprego e de Assistência aos Desempregados, e dá outras providências.

Art. 10 - A falta da comunicação a que se refere o parágrafo único do art. 1º desta Lei, no prazo ali estipulado, importará na aplicação automática de multa no valor de 1/3 (um terço) do salário-mínimo regional, por empregado, de competência da Delegacia Regional do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 193, de 1967)

Parágrafo único. A multa prevista no artigo ficará reduzida para 1/9 (um nono) e 1/6 (um sexto) do salário-mínimo regional, por empregado, quando, antes de qualquer procedimento fiscal por parte do Ministério do Trabalho e Previdência Social, a comunicação for feita, respectivamente, dentro de 30 (trinta) ou 60 (sessenta) dias, após o término do prazo fixado. (Incluído pela Lei nº 193, de 1967).”

Além de considerar cada funcionário que não foi registrado, é preciso esperar até o dia 7 do mês subsequente não declarado para saber o valor da multa. 

O aplicativo ACI não está funcionando, o que devo fazer? 

Pois então, a melhor forma de ajustar o erro é desinstalando o aplicativo e, após isso, entrar no Portal Caged novamente e baixar o aplicativo com uma versão atualizada. 

Além disso, faça o mesmo para problemas de preenchimento. 

Ah, por fim, você quer saber mais sobre o nosso controle de ponto online? Pois bem, é muito importante cumprir as obrigações legais, certo? Desta forma, o setor de recursos humanos precisa estar atualizado de todas as informações e mudanças na reforma trabalhista. 

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