Arquivos AFD/AFDT: saiba tudo sobre os relatórios fiscais!

Entenda o que e, como funcionam, o que diz a lei, qual é a importância, por que é obrigatório e saiba tudo sobre os arquivos AFD/AFDT!
Tempo estimado de leitura: 8 minutos

De fato, o controle de ponto é uma das principais atividades na rotina de uma organização. No entanto, podemos ir além, pois a gestão de ponto não é só uma forma de controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, mas também para comprovar que as leis trabalhistas estão sendo seguidas. Além disso, os arquivos AFD/AFDT são muito importantes nesse processo. 

Mas o que são os arquivos AFD/AFDT? Pois bem, daqui a pouco você saberá com mais detalhes. Ainda assim, esses documentos são basicamente uma forma de comprovar ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), que todas as obrigações legais estão sendo cumpridas. 

Então, os arquivos AFD/AFDT possuem muitas informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, como por exemplo, o número do PIS dos colaboradores. 

Dessa forma, é muito importante que as empresas saibam da importância desses arquivos, afinal, a emissão destes documentos é obrigatória. Embora pareça um assunto um tanto complicado, se falado de forma correta, pode ser simplificado!

Quer saber mais sobre os arquivos AFD/AFDT? Continue lendo este artigo!

O que são os arquivos AFD/AFDT?

Os arquivos AFD/AFDT, primeiramente, são documentos importantíssimos que fazem parte da rotina de trabalho dos colaboradores. Dessa forma, esses documentos têm como finalidade contabilizar a jornada de trabalho dos colaboradores e comprovar que todos os direitos trabalhistas estão sendo devidamente cumpridos. 

Isso porque, um auditor fiscal pode ser solicitado para fazer uma auditoria na sua empresa e, os arquivos AFD/AFDT, são essenciais para provar o quanto a empresa é correta em relação à lei.

Além disso, é importante lembrar que os dois arquivos são muito importantes e obrigatórios na gestão de jornada da empresa. Ademais, as regras e orientações estão previstas nas portarias 1510 e 373.  Mas, você saberá jajá o que essas portarias dizem a respeito desses arquivos. 

Então, para contextualizar melhor, fique com as definições dos arquivos AFD/AFDT!

AFD

O AFD, por sua vez, é a representação do termo Arquivo Fonte de Dados. No caso, esse documento serve para comprovar os registros de ponto dos colaboradores. Informações tais como:

  • número do PIS;
  • data e horário dos registros;
  • número sequencial dos registros; 
  • entre outros. 

Então, este documento é gerado pelo Registrador Eletrônico de Ponto (REP). Mas, um ponto interessante é que os dados do ADF não podem ser alterados e, inclusive, isso está na legislação. 

AFDT

Pois bem, agora vamos falar sobre o AFDT! Este arquivo, por sua vez, é conhecido como Arquivo Fonte de Dados Tratados. Isso significa que os dados já foram colhidos e corrigidos, ou seja, as informações de controle de jornada do colaborador estão tratadas. 

Então, esse documento já está alinhado com as orientações de marcações de ponto. 

Arquivos AFD/AFDT
Arquivos AFD/AFDT

Afinal, é obrigatório emitir os relatórios fiscais do AFD/AFDT?

Em primeiro lugar, a resposta é sim! No entanto, os arquivos devem ser emitidos, quando o auditor fiscal for solicitado e pedir a documentação. É importante ressaltar que os arquivos AFD/AFDT não precisam ser impressos.  

Para que você entenda melhor, o AFD pode ser acessado pelo RAP, mas só o auditor possui acesso. Por outro lado, o AFDT, a empresa pode fornecer eletronicamente. 

Qual é a finalidade dos relatórios fiscais dos arquivos AFD/AFDT? 

A princípio, é através dos arquivos AFD/AFDT que a empresa consegue ter a comprovação de que ela está cumprindo todas as obrigações legais. Então, serve para que os colaboradores possuam os seus direitos trabalhistas cumpridos. 

Um bom exemplo, é uma maior segurança em relação a processos trabalhistas, com esses arquivos, não existe tanto sofrimento. 

O que diz a lei sobre os arquivos AFD/AFDT?

Primeiramente, precisamos falar sobre a portaria 1510. Ela foi sancionada pelo MTE, em 2009 e, sua finalidade é regulamentar o uso dos sistemas de controle de ponto dentro das organizações. 

No entanto, umas das principais orientações e regras desta portaria, refere-se aos arquivos AFD/AFDT. Pois então, é nessa lei que está prevista a necessidade de gerar um relatório espelho de ponto eletrônico e também sobre a emissão dos relatórios fiscais. Veja só:

“Art. 12. O "Programa de Tratamento de Registro de Ponto" é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório "Espelho de Ponto Eletrônico", de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados - AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais - ACJEF, de acordo com o Anexo I.

Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.”

Além de tudo, também é citado no Artigo 2 que:

“2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I - restrições de horário à marcação do ponto;

II - marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;

III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.”

E se a empresa adulterar e não cumprir com a legislação?

À primeira vista, se a empresa não cumprir com a solicitação do MTE, referente aos arquivos AFD/AFDT, isso pode ter graves consequências, como por exemplo:

  • apreensão da documentação;
  • consequências legais, cíveis e criminais.

Para que você entenda melhor, veja o que fala no Artigo 29, da portaria 1510:

“Art. 29. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.

§ 1º O Auditor-Fiscal do Trabalho deverá elaborar relatório circunstanciado, contendo cópia dos autos de infração lavrados e da documentação apreendida.

§ 2º A chefia da fiscalização enviará o relatório ao Ministério Público do Trabalho e outros órgãos que julgar pertinentes.”

As informações dos registros dos arquivos AFD/AFDT podem ser alteradas?

A resposta é não! Como já dissemos, as informações destes documentos não podem ser alteradas. No caso, o foco é os registros do AFD, que ainda não foram tratados. Então, o documento é dado como “bruto da jornada de trabalho”. 

Inclusive, no Artigo 18 da Portaria 1510, é falado sobre isso! Entenda!

“Art. 18. O fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico deverá fornecer ao consumidor do seu programa um documento denominado "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" assinado pelo responsável técnico pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações desta portaria, especialmente que não permita:

I - alterações no AFD; e

II - divergências entre o AFD e os demais arquivos e relatórios gerados pelo programa.

§ 1º A declaração deverá constar ao seu término que os declarantes estão cientes das consequências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.

§ 2º Este documento deverá ficar disponível para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.”.

Qual é a importância dos arquivos AFD/AFDT para o RH?

De fato, um controle assertivo referente aos dados da jornada de trabalho dos colaboradores e um conhecimento mais amplo sobre os relatórios fiscais são essenciais para o RH

Afinal, com as informações corretas, o setor de recursos humanos consegue ter uma percepção mais positiva sobre os arquivos AFD/AFDT. No entanto, entre todos os pontos, separamos os principais para você, veja só:

  • Controle correto de jornada dos colaboradores;
  • Relações trabalhistas mais transparentes; 
  • Alinhamento com as portarias do MTE;
  • Prevenção dos processos trabalhistas;
  • Por fim, o cumprimento da lei e dos direitos dos colaboradores. 

Os sistemas de Controle de Ponto Alternativos emitem os arquivos AFD/AFDT?

A resposta é sim! O sistema alternativo, por sua vez, primeiramente também está na portaria 1510, que diz:

Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto - REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.

No entanto, a Portaria 373, considera os sistemas alternativos para serem usados de forma eletrônica, ou seja, por meio de dispositivos novos. Recentemente, em novembro de 2021, foi publicada uma nova portaria, chamada, Portaria 671, no caso, ela consolida e revisa diversas normas trabalhistas. 

No caso, a portaria 373 fazia referência justamente ao controle de ponto eletrônico feito por aplicativo, a portaria 671, veio para revogá-la e autorizar os sistemas alternativos e autorizá-los por convenção ou acordo coletivo de trabalho. 

Agora que você sabe tudo sobre os arquivos AFD/AFDT, já conseguiu entender que estes documentos são obrigatórios, certo? Para que o alinhamento com a Portaria 1510 seja feito, é necessário escolher uma empresa segura de software de controle de ponto. 

Por isso, a QRPOINT tem tudo o que a sua empresa precisa para fazer o gerenciamento da jornada de trabalho dos colaboradores. Quer saber mais sobre? Continue a leitura!

Como o QR Point pode contribuir para a sua empresa?

A QRPOINT chegou para garantir que sua empresa siga todas as normas da legislação, e para isso acontecer é necessário um sistema de controle de ponto com muita qualidade!

Dessa forma, garantimos que a equipe de RH da sua empresa trabalhará primordialmente na gestão de pessoas, pois cuidar do bem estar dos seus colaboradores faz toda diferença no desenvolvimento e produtividade da rotina de trabalho.

Isso só é possível porque a QRPOINT cuida de todos os processos para você, oferecendo diversas vantagens aos seus colaboradores, como a possibilidade do controle de ponto online. Além disso, garantimos que tudo aconteça dentro do que a lei estabelece.  

No entanto, somos um software de controle de ponto online que além de permitir o registro de ponto em qualquer localização, também colaboramos para que a sua empresa cumpra todas as responsabilidades trabalhistas. 

É possível que em nosso sistema de controle de ponto sejam lançadas as informações sobre faltas, saldos negativos de horas trabalhadas, e até mesmo as horas extras de seus funcionários.

Ademais, você pode evitar que possíveis falhas humanas aconteçam no RH da sua empresa contratando os serviços de controle de ponto da QRPOINT. Além de permitir que a gestão de pessoas do seu empreendimento cuide mais dos seus colaboradores.

Sendo assim, contrate a QRPOINT como o sistema de controle de ponto online da sua empresa, e garanta a automatização dos processos com a melhor tecnologia de registro de ponto a cada atualização!

Como a QR Point funciona?

Para dar início, nós fornecemos o registro rápido dos seus colaboradores no software de controle de ponto, reduzindo a dificuldade na hora de adotar o novo sistema.

Uma vez que tudo já estiver nos conformes, você vai poder aproveitar do app do gestor, um dos nossos maiores benefícios.

É através do aplicativo do gestor que você terá acesso a dashboards de indicadores, mostrando todos os colaboradores que estão dentro da organização trabalhando, além daqueles que estão de férias e muito mais!

Portanto, para garantir a estadia do colaborador dentro do local de trabalho, nós usamos os recursos de geolocalização para criar uma cerca digital que garante exatamente onde o ponto online ou o ponto offline está sendo registrado.

E pensando na segurança tanto do colaborador quanto do gestor, o controle de ponto é registrado através do reconhecimento biométrico do profissional. Nós também mantemos o banco de horas de todos os colaboradores, permitindo mudanças nele se necessário.

Entre em contato para tirar qualquer dúvida sobre o nosso sistema de controle de ponto com nossa equipe. Ficou interessado e quer os benefícios do QR Point na sua empresa? Faça hoje mesmo um teste do controle de ponto gratuito e prove a facilidade de ter o cálculo de horas, adicionais e faltas feito automaticamente.

Não vai perder a oportunidade de automatizar a sua empresa com o melhor software de controle de ponto online, né? Saiba mais sobre o nosso controle de ponto em nosso site!

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Que tal saber de uma forma mais detalhada sobre o nosso Ponto Online? Não perca esse nosso conteúdo!

Já imaginou um aplicativo de controle de ponto que pode gerenciar a jornada de trabalho de todos os colaboradores da sua empresa? Pois é, ele existe! Com o ponto online é possível fazer todos os seus processos do departamento de recursos humanos com mais precisão, rapidez e facilidade. 

De fato, a plataforma de controle de ponto online garante mais segurança e qualidade para a gestão da sua empresa. Isso porque, não proporciona apenas praticidade e simplicidade, mas também segurança aos colaboradores registrarem o seu ponto no horário correto. 

Além disso, esse é um software que se adapta a qualquer mudança no mercado de trabalho, como por exemplo, o home office, que foi adotado como uma medida para garantir mais conforto e segurança aos trabalhadores no período de pandemia . Você ainda não implantou esse aplicativo na sua organização?

Então pare de perder tempo! Confira o que é a plataforma digital de controle de ponto, como funciona, o que diz a legislação e conheça as suas vantagens.